Share PDF

Search documents:
  Report this document  
    Download as PDF   
      Share on Facebook

บทที่8 การเขียนจดหมายธุรกิจ

แมวาการดํ าเนินธุรกิจในปจจุบันจะนิยมใชโทรศัพท โทรสาร หรือจดหมาย อิเล็กทรอนิกสในการติดตอสื่อสารกันเพราะมีความสะดวก และรวดเร็ว แตการเขียนจดหมายก็ ยังมีความจําเปนอยูเชนเดิม เพราะการสงโทรสาร หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกสก็คือการเขียนจด หมายเพียงแตมิได สงทางไปรษณียโทรเลข และการเขียนก็ถือวาเปนเอกสารหรือหลักฐานที่ สามารถยืนยันความถูกตอง หรือดําเนินคดีตามกฎหมายไดการเขียนจดหมายธุรกิจจึงมีความจํา เปนสําหรับผูประกอบกิจการตาง ๆ หรือแมกระทั่งผู บริโภคที่ตองการติดตอกับหนวยงานตาง ๆ ทางจดหมาย

จดหมายธุรกิจเปนจดหมายที่มีไปมาถึงกันระหว างองคกรธุรกิจบริษัทหางรานรายการ ที่นักธุรกิจจําเปนตองติดตอกันมีมากมายเชนการแนะนําการสอบถาม การสั่งซื้อ การสงมอบ การยกเลิกรายการ การปรับความเขาใจ การทวงหนี้เปนตน การติดตอกันทางจดหมายจึงดีกว า การติดตอดวยวาจา เพราะจดหมายเก็บเปนหลักฐานอ างอิงไดทุกโอกาส นอกจากนี้ยังเปนการ ประหยัดทั้งแรงงานเวลาและเงิน (วิน หนูบุตร 2537 : 124)

ความสําคัญของจดหมายธุรกิจ

การเรียนรูเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจ ชวยให สามารถรางจดหมายติดตองานตางๆไดรวดเร็ว ถูกตองและเลือกสรรวัสดุอุปกรณตางๆที่ใชประกอบการเขียน ตลอดจนสํานวนภาษาขอความ ที่โตตอบอันจะนํ ามาซึ่งคานิยมที่ดีและความสําเร็จในการงาน (สุภาพ รุงเจริญ 2534 : 26) จด หมายธุรกิจจึงมีความสําคัญดังนี้

1.สะดวกสามารถติดตอกันได ในระยะทางไกลๆไมตองเสียเวลาไปติดตอดวยตนเอง โดยอาจใชวิธีส งทางโทรสาร

2.ประหยัดทั้งเวลาและคาใชจาย โดยเฉพาะเรื่องที่มีรายละเอียดมากและซับซอน เพราะการสงจดหมายทางไปรษณีย จะประหยัดคาใชจายไดมากกวา

3.สามารถติดตอกันได ในวงกวาง ทั้งผูที่เรารู จักและไมรูจัก เชนการโฆษณาสินคา หรือบริการทางจดหมาย (direct mail)

4.เปนสื่อก อใหเกิดสัมพันธภาพที่ดีสรางความประทับใจแก ผูที่รับ

5.ขอความสื่อสารสมบูรณ เนื่องจากสามารถเขียนใหรายละเอียดที่สมบูรณ ชัดเจนกวา การพูด

130

6.เก็บเปนหลักฐานได มีประโยชนเพื่อการอ างอิงและคนเรื่องเมื่อจําเปน หรือเปน ขอมูลในการวิเคราะห วิจัยทางการตลาดได

7.สามารถแจงขาวสารหรือใหขอมูลตางๆไดอยางทั่วถึงกันตามเวลาที่กําหนด

หลักการเขียนจดหมายธุรกิจโดยทั่วไป

การเขียนจดหมายธุรกิจที่ดีควรมีลักษณะดังตอไปนี้ (สุภาพ รุงเจริญ 2534 : 37)

1.กะทัดรัด ใชคําและประโยคที่กะทัดรัดไดใจความ ไมใชคําฟุมเฟอยหรือเยิ่นเยอ เชน“บริษัทมีความประสงคใครจะขอรองทานที่สนใจตองการสั่งซื้อสินคาของบริษัทเราไดโปรด รีบจัดสงใบสั่งซื้อสินค าของทานไปยังบริษัทเรากอนเวลาที่ไดกําหนดไว” ขอความดังกล าวมีการ ใชคําฟุมเฟอย ไมกะทัดรัด ควรแกไขเป น “บริษัทฯ ใครขอเรียนท านที่สนใจ โปรดรีบสงใบสั่ง ซื้อไปยังบริษัทฯภายในกําหนดเวลา” เปนตน

2.ชัดเจน เลือกใชคําและประโยคใหอานไดความชัดเจนไมสับสน ไมตีความได หลาย ทาง หรือคลุมเครือ เชน“เราไมมีระเบียบที่จะผูกมัดให เปนภาระหนักจนเกินความสามารถของ คุณ” ควรแกไขเป น “ระเบียบของบริษัทฯ ไมผูกมัดให เปนภาระหนักจนเกินความสามารถของ คุณ”

3.สุภาพ ใชถอยคํ าสํานวนภาษาที่สุภาพ เพื่อสรางความประทับใจที่ดีในการติดต อ

เชน“จึงเรียนมาเพื่อทราบ และหวังวาจะได

จัดการแก

ไขให โดยด วน” ควรแกไขเป น“จึงเรียน

มาเพื่อทราบและหวังวาจะได

รับความอนุเคราะห

แกไขโดยด

วน ขอขอบคุณมาณโอกาสนี้”

4.ความสมบูรณเขียนขอความที่เป นสารสําคัญในการติดตอไดความครบถวน ผูอาน เกิดความเขาใจถูกต องชัดเจนชวยให การสื่อสารรวดเร็วขึ้น

5.แนบเนียน เขียนขอความอย างฉลาด เหมาะสม ถูกตองกับกาลเทศะ และบุคคลที่รับ การติดตอชวยให เกิดความสําเร็จในงานที่ดําเนินอยู

6.ระลึกถึงผูอาน ผูเขียนจดหมายควรสมมุติว า หากตัวเองเปนผูรับจดหมายที่เขียนนั้น แลวจะมีความรู สึกอยางไร หากเกิดความรูสึกในด านไมดีไมเกิดประโยชน อันใดแลว ก็ควรแกไข ใหม

นอกจากนี้ธนรัชฎศิริสวัสดิ์( มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2533 : 920-931) ยังได เสนอวิธีเขียนจดหมายธุรกิจวาควรยึดหลักการเขียนดังต อไปนี้

1.ตองสร างความประทับใจให ผูอานดวยการใชกระดาษและซองที่มีคุณภาพดีเพื่อแสดง ถึงฐานะอันมั่นคงของบริษัทเจาของจดหมาย

131

2.ตองพยายามรักษาความสะอาดและความเป นระเบียบเรียบรอยใหมากที่สุด ไมวาจะ เขียนหรือพิมพตองมีระเบียบและตองไมมีการลบไมมีรอยขูดขีดฆ าหรือมีวิธีการพิมพที่แสดงให  เห็นวายังไม ชํานาญในการพิมพ

3.พยายามเขียนโดยคํานึงถึงความรูสึกของคนอานใหมากที่สุดโดยเวลาที่เขียนควร สมมุติตนเองเปนผูอานแลวลองหาวิธีปรับปรุงข อความใหนาสนใจสําหรับผูอานมากยิ่งขึ้นใชคํา แทนตัวผูอานวา"ทาน" และแทนผูเขียนว า"บริษัท"

4.ภาษาที่ใชตองสุภาพแสดงความเปนมิตรและจริงใจ ใชคําที่มีลักษณะเปนการขอรอง เชนโปรดกรุณาขอความกรุณาและเลี่ยงการตําหนิลูกคาทุกกรณีแมวาลูกคาจะผิดก็ตองเขียน ชี้แจงใหลูกค าเขาใจดวยการใชเหตุผล

5.เขียนดวยข อความที่สั้น กระชับชัดเจนเขาใจง ายแตมีสาระที่ต องการใหผูรับทราบ อยางครบถ วน

6.การเรียบเรียงขอความอาจจะเรียบเรียงเป นยอหนาเดียว2 ยอหน าหรือ3 ยอหน าหรือ มากกวานั้นขึ้นอยู กับเนื้อความแตละย อหนาไมควรมีขอความยาวจนเกินไปโดยปกตินิยมใชยอ หนาประมาณ 2-3 ยอหน าบางทีในการเขียนอาจทําเปนขอๆเพื่อความชัดเจนก็ได

7.เทคนิคในการเขียนจดหมายแตละประเภท ในการเขียนจดหมายธุรกิจนั้นแตละ ประเภทก็มีลักษณะของการเขียนที่เฉพาะแตกตางกันออกไป คือ

อยางไรก็ตามการเขียนจดหมายธุรกิจ ผูเขียนต องกําหนดวัตถุประสงคไวอยางเดนชัดวา เขียนจดหมายถึงใครที่ไหนเพื่ออะไรตองการให เขาปฏิบัติอยางไรและสงเมื่อไร เมื่อไดกําหนด วัตถุประสงคแลวจึงลงมือเขียนตามลําดับขั้นตอน (วิน หนูบุตร 2537 : 127) ดังนี้

1.รางคือการเขียนหรือแตงขอความจดหมายพอเปนรูปโครงและพอไดใจความตาม เรื่องราวที่จะแจงไปยังบุคคลที่จะส งจดหมายถึง ทั้งนี้เพื่อจะไดแตงขอความใหดีภายหลัง ฉะนั้น ในขั้นนี้ผูเขียนคิดจะเขียนรายละเอียดอะไรบ างก็ใหเขียนไปตามนั้นจนครบถ วน

2.ขัดเกลาขอความ คือปรับปรุงเนื้อหาสาระที่ไดเขียนไว แลวใหมีความกะทัดรัดชัดเจน โดยตัดคําที่ไมจําเปนออกไป แกไขถ อยคําใหถูกตองเหมาะสม ขัดเกลาสํานวนใหสละสลวย เขา ใจไดงายไม คลุมเครือ เมื่อไดใจความจดหมายที่ดีแล ว ก็ใหเขียนหรือพิมพ เปนฉบับสมบูรณตาม รูปแบบของจดหมาย

3.ทบทวน เมื่อเขียนหรือพิมพเสร็จเรียบร อยแลวควรทบทวนตรวจทานอยางถี่ถ วนอีก ครั้งหนึ่งกอนบรรจุหรือผนึกซอง ทั้งนี้เพื่อปองกันความบกพร องผิดพลาดที่อาจจะกอใหเกิด ความเสียหายแกกิจการและเจ าของจดหมายได

132

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

หนวยงานธุรกิจแต ละแหงใชรูปแบบของจดหมายที่หลากหลาย ขึ้นอยูกับว ารูปแบบใด จะอํานวยความสะดวกรวดเร็วเหมาะสมกับเนื้อหาและภาพลักษณขององค กร ซึ่งรูปแบบที่นิยม กันใชกันมากก็คือ รูปแบบของหนังสือราชการภายนอก แตไมวาจะใชรูปแบบใดก็ตามที่สําคัญก็ คือควรใชกระดาษปอนด อยางดีและมักเปนกระดาษที่พิมพ หัวจดหมายของบริษัทโดยระบุชื่อที่ อยูและหมายเลขโทรศัพทของบริษัท หางรานไวอยางละเอียด และจัดวางรูปแบบอยางสวยงาม (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2534 : 242) ดังนั้นรูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใชกันทั่ว ไป พอจะสรุปไดดังนี้

1.แบบบล็อก(block style) เปนรูปแบบที่พิมพ ใหทุกบรรทัดชิดเสนกั้นหนา ยกเวน เฉพาะสวนที่อยู ผูสง(กรณีที่ใชหัวจดหมายที่พิมพ สําเร็จรูปไว)

ที่อยูผูสง……………………

……………………….…….

วันเดือนป…………………..

ชื่อ-ที่อยูของผู รับ…………….

………………………………

คําขึ้นตน…………………….

เรื่อง………………………….

เนื้อเรื่อง………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

คําลงทาย…………………………

ลายมือชื่อ (….ชื่อ-นามสกุล….)

ตําแหนง……………………

สิ่งที่สงมาด วย…………………….

133

2. แบบกึ่งบล็อก(modified block style) เปนรูปแบบที่พิมพ ใหสวนเลขที่จดหมาย ที่อยู ผูรับคําขึ้นตนและสิ่งที่สงมาด วยอยูชิดเส นกั้นหน าและที่อยูผูสงวันเดือนปคําลงทายลายมือ ชื่อและชื่อเต็ม อยูกลางหน ากระดาษหรือค อนไปทางขวาเล็กน อย สวนเรื่องจะพิมพ กึ่งกลางหน า กระดาษ นอกจากนี้ในสวนข อความต องพิมพ ใหทุกบรรทัดของแต ละย อหน าชิดเส นกั้นหน า

ที่อยูผูสง……………………

……………………….…….

วันเดือนป…………………..

ชื่อ-ที่อยูของผู รับ…………….

………………………………

คําขึ้นตน…………………….

เรื่อง………………………………….

เนื้อเรื่อง………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

คําลงทาย…………………………

ลายมือชื่อ (…..ชื่อ-นามสกุล…..) ตําแหนง…….

สิ่งที่มาดวย…………………….

134

3. แบบยอหน า(indented style) เปนรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก เวนแต ในส วน ขอความ ซึ่งตองพิมพ ใหบรรทัดแรกของข อความแต ละย อหน ารนเขาไปประมาณ 5-10 ระยะตัว อักษร

ที่อยูผูสง……………………

……………………….…….

วันเดือนป…………………..

ชื่อ-ที่อยูของผู รับ…………….

………………………………

คําขึ้นตน…………………….

เรื่อง………………………………

เนื้อเรื่อง….………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………..

.…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

คําลงทาย…………………………

ลายมือชื่อ (….ชื่อ-นามสกุล….) ตําแหนง…….

สิ่งที่สงมาด วย…………………………

135

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

1.จดหมายสมัครงาน

2.จดหมายขอเปดเครดิต หรือจดหมายขอเปดบัญชีเงินเชื่อ

3.จดหมายเสนอขายสินคาหรือบริการ

4.จดหมายสอบถาม

5.จดหมายสั่งซื้อ

6.จดหมายตอวาและปรับความเขาใจ

7.จดมายเตือนหนี้และทวงหนี้

8.จดหมายไมตรีจิต

การเขียนจดหมายสมัครงาน

การเขียนจดหมายสมัครงานเปนวิธีการหนึ่งที่นิยมกันมาก เพราะประหยัดและสะดวก กวาที่หน วยงานต างๆ จะใหบุคคลในองค กรมาทํ าหนาที่รับสมัครตามช วงระยะเวลาที่ประกาศรับ สมัคร การเขียนจดหมายสมัครงานจึงเปนวิธีการหนึ่งที่หน วยงานสามารถจะกลั่นกรองข อมูลจาก

ผูสมัครในระดับหนึ่งก อนที่จะเรียกมาสัมภาษณ การเขียนจดหมายหมายสมัครงานจึงมีขอควร พิจารณาดังนี้

1.ควรบอกแหลงขาวที่ทราบวาจะรับสมัครตําแหนงใดหรือจากใครพรอมทั้งระบุว า ตนเองสมัครเพราะสนใจและคิดวามีความสามารถตามที่ผู รับตองการ

2.บอกรายละเอียดสวนตัวเกี่ยวกับอายุ สถานภาพทางกฎหมาย(เปนโสด หรือแตงงาน แลว) การศึกษาโดยยอโดยเริ่มจากระดับมัธยมศึกษา วิทยาลัย หรือมหาวิทยาลัย รวมทั้งกิจกรรม นอกหลักสูตร เวลาเขียนควรจะเนนวิชาที่เหมาะสมกับงานในหน าที่หรือความดีเดนในการศึกษา หรือพูดถึงความสามารถพิเศษตางๆ ที่คิดวาจะช วยใหเปนขอที่ประกอบการพิจารณา สิ่งเหลานี้ จะตองเป นความจริงดวย มิใชเขียนเพราะต องการใหเขารับ

3.ประสบการณในการทํ างานควรจะเขียนไวดวยเพราะบริษัทหางรานมักจะสนใจผูที่ เคยผานงาน หรือมีประสบการณมาแล ว เพราะจะไดไมตองเสียเวลาฝกอีก

หากไมเคยมีประสบการณ ในการทํางานมากอนเลยก็อาจจะเขียนถึงการทํากิจกรรมสมัคร ที่ศึกษาอยูโดยพยายามชี้ใหเห็นว าประสบการณในการทํากิจรรมจะเปนผลดีในการทํางานตอไป

ถาเคยทํ างานมาแลวและลาออกจากที่ทํางานเกา ควรจะเขียนในลักษณะที่ตองการ ประสบการณเพิ่มขึ้น ไมควรเขียนถึงที่ทํ างานเกาและเพื่อนรวมงานในแงที่ไมดี

4.ผูรับรอง ควรระบุชื่อผูเคยเป นหัวหนางานที่เราเคยฝกงานหรือเคยทํางานรวมกับเขา

136

หากยังไมเคยควรอ างอาจารย ที่ปรึกษา หรืออาจารยที่เคยสอนและรู จักเราดี การอางชื่อผู รับรอง ควรจะแจงให เจาตัวทราบและขออนุญาตก อน นอกจากนี้จะตองแจ งตําแหนงหน าที่ที่ทํ างานหรือ ที่อยูพรอมเบอร โทรศัพท ที่บริษัทจะติดต อสอบถามรายละเอียดได 

5. การลงทายควรจะเขียนในลักษณะที่ขอใหนัดให เรามารับการสัมภาษณ หรือทดลอง งาน พรอมกับบอกวันเวลาที่สะดวกที่จะให เขาติดต อมา อาจจะแสดงความตั้งใจจริงที่จะทํางาน ใหเต็มความสามารถและควรจะแสดงความหวังว าตนเองจะเป นผูหนึ่งที่ได รับการพิจารณา

การเขียนจดหมายสมัครงานจึงมักประกอบดวยข อความ4 สวนใหญ ๆคือ

1.ยอหน าแรก - เกริ่นนําวาทราบขาวการรับสมัครงานจากแหลงใด และสนใจจะ สมัครงานในตําแหนงใด

2.ยอหน าที่2-3 - กลาวถึงประวัติส วนตัวของตนวาจบการศึกษาสาขาวิชาใดจาก สถาบันการศึกษาใด ตลอดจนประสบการณในการทํ างาน หรือการฝกงาน หรือกิจกรรมที่กระทํา ในขณะที่ศึกษาอยู

3.ยอหน าที่4 - อางอิงบุคคลที่สามารถจะรับรองความประพฤติ หรือสอบถามลักษณะ การทํางานของตนไดซึ่งอาจเปนอาจารย ที่ปรึกษา อาจารยที่เคยสอน หรือหัวหนาที่ทํ างานเดิม โดยระบุชื่อนามสกุลตําแหนงและสถานที่ทํางานของผูรับรองอยางนอย2 คน

4.ยอหน าสุดท าย- กลาวทิ้งท ายวาพรอมที่จะไดรับการสัมภาษณหรือใหรายละเอียด

เพิ่มเติมและพรอมที่จะทํ างานใหแกหนวยงานที่สมัครทุกเมื่อ เมื่อสงจดหมายสมัครงานไปแล วและไปสัมภาษณหรือสอบตามขั้นตอนแล วผูเขียนจด

หมายสมัครงานอาจไดรับการแจ งผลการสมัครทางโทรศัพท ทางจดหมาย หรือทางประกาศของ บริษัทแตก็มีหลายแห งที่หากไม รับไว พิจารณาอาจจะไม สงขาวคราวเลย

การตอบรับการเขาทํางานอาจมีได2 ลักษณะ คือ ตอบรับ หรือตอบปฏิเสธ การเขียนก็ มักจะใชรูปแบบจดหมายทั่วไป สวนเนื้อความในจดหมายตอบรับก็มักจะแสดงความยินดีที่ผ าน การคัดเลือก และแจงกําหนดการเริ่มงาน หรืออาจจะบอกใหมารายงานตัวในวันที่เท าใด หาก เปนการตอบปฏิเสธก็จะเขียนในลักษณะที่ว า พอใจในคุณสมบัติของผูสมัคร แตยังไม มีตําแหนง ที่เหมาะสม หากมีตําแหนงที่ตองการบุคคลที่มีคุณสมบัติดังผูสมัครจะติดตอมาอีกครั้งหนึ่ง หรือ บางแหงอาจจะบอกตรง ๆเลยวาไมรับเข าทํางานเพราะเหตุใด

137

ขอพึงระวังในการเขียนจดหมายสมัครงาน

(สุภัทรา โกไศยกานนทม.ป.ป. : 16-17)

1. อยาเขียนขอความเห็นใจโดยอ

างความเดือดร

อนของครอบครัว

เชนมารดากําลังปวย

หนักตองการใช

เงินในการรักษาเป

นจํานวนมาก

นองๆ กําลังเรียนหนังสือ

ไมมีใครหาเลี้ยง

ครอบครัว ตนเองจําเปนตองรับภาระทุกอย

าง

 

 

 

 

2.อยาเขียนทํ านองอวดอางความสามารถเกินควร เชนทํางานไดทุกอยางตามที่บริษัท ตองการซึ่งถ าเขารับเขาทํางาน แลวเราไม สามารถปฏิบัติไดตามที่เราอวดอาง ก็จะทําใหบริษัท เกิดความเสียหาย

3.อยาเขียนโจมตีบุคคลที่เราเคยทํ างานรวมกันมากอนวา เปนสาเหตุที่ทํ าใหเราตอง เปลี่ยนงานใหมเพราะจะเปนสิ่งที่ฟ องไดดีวาเราเปนผูมีอุปนิสัยอยางไร

4.เมื่อเราบอกวันเวลาที่เราสะดวกใหบริษัททราบแล ว ก็ตองอยู ตามวันเวลาที่ระบุดวย อยาทําใหบริษัทขาดความเชื่อถือได

5.ไมควรเขียนว าตองการเงินเดือนเทานั้นเทานี้เพราะถาบอกสูงเกินกว าอัตราคาจางของ บริษัทก็อาจทําใหเขาไมสนใจได

138

ตัวอยางจดหมายสมัครงานของผู สมัครที่เพิ่งจบการศึกษา

222/42 ถ.ประชาสโมสร อ.เมือง จ.ขอนแกน40000

20 ธันวาคม 2547

เรื่อง ขอสมัครงาน เรียน ผูจัดการฝ ายบุคคล

สิ่งที่สงมาดวยสําเนาใบปริญญาบัตร และสําเนาใบรายงานผลการศึกษา กระผมไดทราบจากประกาศรับสมัครงานที่คณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร มหาวิทยาลัย

ขอนแกนวาบริษัทของทานต องการรับสมัครพนักงานตํ าแหนงนักวิชาการ กระผมสนใจใครขอสมัครงานใน ตําแหนงดังกล าว

กระผมชื่อ นายวิเทศ สัมพันธดี อายุ22 ปเปนโสด มีสุขภาพแข็งแรง สําเร็จการศึกษาระดับ ปริญญาตรีสาขาวิชาภาษาอังกฤษ คณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร มหาวิทยาลัยขอนแกนปพ.ศ. 2547 จากใบรายงานผลการศึกษาที่กระผมไดแนบมานี้ ทานจะทราบได วาคะแนนวิชาภาษาอังกฤษชั้นสูง และวิชา คอมพิวเตอรสําหรับมนุษยศาสตรและสังคมศาสตรอยูในเกณฑ ดี

ระหวางศึกษาในมหาวิทยาลัย กระผมเคยไดรับเลือกเป นประธานชมรมวิชาการ และเคยเปนตัวแทน นักศึกษาในการจัดโครงการ“วิชาการเพื่อนอง” ใหแกนักศึกษาชั้นป ที่1 ของมหาวิทยาลัยขอนแกนและเคยฝก งานในฝายวิชาการของบริษัทไตรภาคีจํากัด(มหาชน) เปนระยะเวลา 2 เดือน ซึ่งประสบการณดังกล าวชวยให  กระผมมีความเชื่อมั่นในตนเอง มีความรูความชํ านาญในการเขียนโครงการ และการจัดอบรมสัมมนาทางวิชา การ

ทั้งนี้กระผมขอเสนอชื่อผูรับรอง และยินดีใหการรับรองเกี่ยวกับอุปนิสัย ความรูและความสามารถ ของกระผมดังนี้

ผศ.ดร.ศรีปญญา ใจใหญ คณบดีคณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร มหาวิทยาลัยขอนแกน อําเภอเมือง จังหวัดขอนแกน40002 โทรศัพท0-4323-7605 โทรสาร0-4323-7605

นายวิชา สรรพศาสตรหัวหนางานวิชาการ บริษัทไตรภาคจํากัด(มหาชน) แขวงทุงมหาเมฆ เขตยานนาวา กรุงเทพฯ10120 โทรศัพท0-2455-9262 โทรสาร0-2455-9375 E-mail : wicha@hotmail.com

กระผมพรอมที่จะมาพบทานด วยตนเองเพื่อรับการสัมภาษณหรือทดลองปฏิบัติงาน กรุณาเรียกตัว กระผมทุกโอกาสตามแตทานจะสะดวก ขอขอบคุณ

ขอแสดงความนับถือ

(นายวิเทศ สัมพันธดี)

139

ตัวอยางจดหมายงานของผู สมัครที่เสี่ยงส งไปโดยไม มีขาวการรับสมัคร

หอพักนักศึกษา23 มหาวิทยาลัยขอนแกน ถ.มิตรภาพ ต.ในเมือง อ.เมืองฯ จ.ขอนแกน40002

19 ธันวาคม 2547

เรื่อง ขอสมัครงาน เรียน ผูจัดการบริษัท พีเอชเนชั่นแนล(ประเทศไทย) จํากัด

สิ่งที่สงมาด วย 1. รูปถาย1 รูป

2.สํานาใบรายงานผลการศึกษา1 ฉบับ

3.สําเนาใบรับรองการฝกงาน 1 ฉบับ

ดิฉันไดทราบวาบริษัทของทานประกอบกิจการอาหารทะเลแช แข็งส งออกอยู ในระดับแนวหน าของ ประเทศดําเนินธุรกิจมานานกวา20 ปและไดรับความไว วางใจจากลูกค าตลอดจนได รับการรับรองระบบ ISO 9002 ดิฉันจึงสนใครขอสมัครงานในตํ าแหนงเลขานุการ หรือตําแหนงอื่น ๆที่เหมาะสม

ดิฉันอายุ20 ปกําลังศึกษาอยูชั้นป ที่4 สาขาวิชาภาษาไทย คณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร  มหาวิทยาลัยขอนแกน และคาดวาจะสํ าเร็จการศึกษาในปการศึกษา 2547 นี้ดิฉันมีความรูเรื่องการเขียนเชิง

ธุรกิจ การประชาสัมพันธภาษาอังกฤษสําหรับเลขานุการ ตลอดจนคอมพิวเตอรโปรแกรม WINDOWS และ โปรแกรมEXCEL อีกทั้งมีความสามารถในการจัดระบบฐานขอมูล

จากประสบการณในการทํ ากิจกรรมในมหาวิทยาลัย ดิฉันเคยทําหนาที่เป นเลขานุการชมรมพัฒนา ผูนําของคณะกรรมการสโมสรนักศึกษามหาวิทยาลัยขอนแกนเปนระยะเวลา 3 ปทําใหดิฉันมีความมั่นใจว าจะ สามารถปฏิบัติงานในบริษัทของทานได เปนอย างดี

ดิฉันใครขอเสนอชื่ออาจารยของมหาวิทยาลัยที่ดิฉันศึกษาอยู และยินดีใหการรับรองเกี่ยวกับอุปนิสัย ความประพฤติความรูและความสามารถของดิฉันดังนี้

ผศ.วิไลวรรณ สมโสภณ หัวหนาภาควิชาภาษาไทย คณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร  มหาวิทยาลัยขอนแกนจังหวัดขอนแกน40002 โทรศัพท0-4324-6887 ตอ245 โทรสาร0-4336-2041

ผศ.วิรัช วงศภินันท วัฒนา ภาควิชาภาษาไทย คณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร มหาวิทยาลัย ขอนแกน จังหวัดขอนแกน 40002 โทรศัพท0-4324-6887 ตอ241 โทรสาร 0-4336-2041 E-mail : wirat_kku@yahoo.com

หากทานมีตําแหนงวางและพิจารณาวาเหมาะสมกับความสามารถของดิฉันแลวไดโปรดติดตอกับ ดิฉันตามที่อยูขางตนดิฉันพรอมที่จะปฏิบัติงานได ทันที

ขอแสดงความนับถือ

(นางสาวเหมือนแพร รักษสกุล )

140

ตัวอยางประวัติส วนตัวที่สามารถใช แนบกับแบบฟอร มสมัครงาน หรือจดหมายสมัครงาน

ประวัติสวนตัว

ชื่อ-นามสกุล

นายเผาไท สวัสดิรักษา

 

ติดรูปถาย

อายุ22 ป

นํ้าหนัก62 กิโลกรัม

สวนสูง 173 เซนติเมตร

 

ที่อยู300/21

ซ.รุงเรือง ถ.มิตรภาพ

อ.เมืองฯ จ.ขอนแกน40000

 

 

โทร. 0-4323-6788 E-mail : ph_thai@yahoo.com

 

 

การศึกษา

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

พ.ศ. 2543

มัธยมศึกษาตอนปลาย (ม.6) โปรแกรมวิทย-คณิต

โรงเรียนขอนแกนวิทยายน

จังหวัดขอนแกนคะแนนเฉลี่ยสะสม3.50

 

 

พ.ศ. 2547

บริหารธุรกิจบัณฑิต (บธ.บ.) สาขาวิชาการโรงแรมและทองเที่ยว

คณะวิทยาการจัดการ

มหาวิทยาลัยขอนแกนคะแนนเฉลี่ยสะสม3.12

 

 

กิจกรรมขณะเปนนักศึกษา

พ.ศ. 2544 เปนรองประธานชมรมการทองเที่ยวเชิงอนุรักษ ของสโมสรนักศึกษามหาวิทยาลัย ขอนแกน มหาวิทยาลัยขอนแกน ทําหนาที่จัดโครงการอบรมและพัฒนาการทองเที่ยวเชิงอนุรักษใหแกนัก ศึกษามหาวิทยาลัย

พ.ศ. 2546-2547 เปนประธานชุมนุมสิ่งแวดล อมเพื่อการพัฒนา ของสโมสรนักศึกษาคณะวิทยาการ จัดการ มหาวิทยาลัยขอนแกน

ประสบการณ

-เคยฝกงานดานการทองเที่ยว ที่การทองเที่ยวแห งประเทศไทย จังหวัดขอนแกนเปนระยะเวลา 2

เดือน (ตั้งแตวันที่ 1 เมษายน-30 พฤษภาคม 2546)

 

 

 

 

- ไดรับทุน

UMAP (University Mobility in Asia and the Pacific) ในโครงการนํารองด านการถ

าย

โอนหนวยกิตภายใตโครงการแลกเปลี่ยนนักศึกษาของสถาบันอุดมศึกษาไทยกับต

างประเทศ

ประจําปงบ

ประมาณ2545 ไปศึกษาวิชาการโรงแรม ที่University of Sydney ประเทศออสเตรเลีย เปนระยะเวลา

4 เดือน

(กุมภาพันธ– พฤษภาคม 2546)

 

 

 

 

ผูรับรอง

1. รศ. ศักดิ์สิทธิ์รักงานดีภาควิชาการโรงแรม คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยขอนแกน อ.เมืองฯ จ.ชอนแกน40002 โทรศัพท0-4323-6906 โทรสาร0-4334-7058

2. อาจารยกิตติวดีศรีบูรพา ภาควิชาการทองเที่ยว คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยขอนแกน อ.เมืองฯจ.ขอนแกน40002 โทรศัพท0-4323-6906 โทรสาร0-4334-7058 E-mail : kkwadee@yahoo.com

141

การเขียนจดหมายขอเปดเครดิต

จดหมายขอเปดเครดิต หรือจดหมายขอเปดบัญชีเงินเชื่อ เปนจดหมายที่ลูกค าตองการจะ ติดตอเรื่องการค าดวยบัญชีเงินเชื่อซึ่งลูกคาที่ขอเป ดเครดิตตองแสดงรายละเอียดสวนตัวและกิจ การของตนพรอมระบุชื่อบุคคลที่จะให รายละเอียดเกี่ยวกับฐานะทางการเงินของตนตอบริษัทหาง รานที่จะขอเป ดบัญชีเงินเชื่อไดดังนั้นจะตองเขียนให นาเชื่อถือและไววางใจไดอีกทั้งตองสร าง ความสัมพันธอันดีต อกันในการติดตอธุรกิจ ถาบริษัทห างรานนั้นยอมใหลูกคาเปดบัญชีเงินเชื่อก็ จะตอบรับใหเครดิต แตถาปฏิเสธก็ควรปฏิเสธอยางนุมนวลโดยหลีกเลี่ยงถอยคําที่จะทําใหลูกคา ขุนเคืองใจ พรอมทั้งเสนอวิธีการที่จะให เปดเครดิตในอนาคต หลักสําคัญในการเขียนจดหมาย ขอเปดเครดิต คือ

1.ระบุรายละเอียดตางๆที่จะชวยในการพิจารณาการให เครดิตโดยแจงฐานะทางการ เงินประกอบการพิจารณา

2.ระบุชื่อและที่อยูของผู รับรองใหชัดเจนและสามารถติดตอสอบถามไดโดยสะดวก และบุคคลผูรับรองควรเป นบุคคลที่มีชื่อเสียงหรือมีตําแหนงสําคัญในวงการธุรกิจที่เปนที่ยอมรับ และเชื่อถือของบุคคลทั่วไป

3.ระบุสัญญาหรือระเบียบที่จะปฏิบัติเมื่อไดรับเครดิตแล ว เชนกําหนดระยะเวลาชําระ หนี้ที่แนนอน เปนตน

การเขียนขอความในจดหมายขอเป ดเครดิตนั้น โดยทั่วไปในยอหน าแรกจะกลาวถึง ความตองการในการขอเป ดเครดิต ยอหน าที่สองกลาวถึงผูที่จะใหการรับรองหรือสอบถามราย ละเอียดเพิ่มเติม และยอหน าสุดทายกลาวถึงความหวังที่จะไดรับการเปดเครดิต

ตัวอยางการเขียนข อความในจดหมายขอเป ดเครดิต

ดวยรานเอกวุฒิซึ่งเปนผูแทนจําหนายอุปกรณการกอสรางทุกชนิดใครขอเป ดเครดิตในวงเงิน 100,000 บาท(หนึ่งแสนบาทถวน) เพื่อสั่งซื้อสินคาไปจํ าหนายตามใบสั่งซื้อสินคาที่แนบมาพร อมนี้

รานเอกวุฒิไดดําเนินธุรกิจการคาอุปกรณ การกอสรางมานานนับสิบปและเปนที่เชื่อถืออยางมากในวง การธุรกิจกอสร างในจังหวัดนครราชสีมาและจังหวัดใกลเคียง รานคาตั้งอยูใจกลางเมืองยานชุมชน มีลูกคา ประจําที่เปนผูรับเหมากอสรางทั้งรายใหญและรายยอยเปนจํานวนมาก นับวันธุรกิจกอสร างและธุรกิจการคา อุปกรณการกอสรางในเขตพื้นที่แถบนี้ยิ่งเติบโตขึ้นอย างรวดเร็วจนเห็นไดชัดซึ่งยอมส งผลใหกิจกรรมของทาง รานเติบโตตามไปดวย

142

เพื่อใหทานสามารถสอบฐานะทางเครดิตของทางรานจึงขอเสนอรายชื่อบริษัทที่ทางรานได รับความ ไววางใจใหเปดเครดิตมาโดยตลอดดังนี้

บริษัทมิตรกิจซัพพลายจํากัด เลขที่1236 ถนนศรีนครินทรกรุงเทพฯโทรศัพท0-2398-4844 บริษัทโอปนิกสถาปตยจํากัด เลขที่113 ถนนรัชดาภิเษก กรุงเทพฯ โทรศัพท0-2277-1086 หวังวาจะไดรับการพิจารณาดวยดีจากท านและโปรดแจงผลการพิจารณาให ทางรานทราบดวยจะ

ขอบคุณยิ่ง

ตัวอยางจดหมายตอบรับการขอเป ดเครดิต

ตามที่ทานไดมีจดหมายลงวันที่ 13 ตุลาคม 2547 แจงความประสงค ขอเป ดเครดิตกับบริษัทเซรามิก ไทย จํากัด ในวงเงิน 100,000 บาท เพื่อสั่งสินคาไปจํ าหนายนั้น บริษัทยินดีใหเครดิตแก ทานตามความต องการ และไดจัดสงสินค าตามรายการในใบสั่งซื้อมาให ดวยแล ว

บริษัทขอเรียนใหทราบเกี่ยวกับเงื่อนไขการชํ าระเงิน ดังนี้คือ ทานต องชํ าระเงินภายใน 45 วัน นับจากวัน รับสินคาถาทานชําระไดกอนกํ าหนดภายใน10 วันทานจะได รับส วนลด 3%

พรอมนี้ บริษัทไดจัดส งหนังสือแสดงรายการสินคาและราคาสินคาลาสุดมาเพื่อประกอบการสั่งซื้อโอกาส ตอไปดวยแลว ทั้งนี้ราคาสินคาอาจมีการเปลี่ยนแปลง เนื่องมาจากความผันแปรทางเศรษฐกิจ จึงหวังวาทานจะ รีบตัดสินใจสั่งซื้อโดยเร็วกอนที่ราคาจะปรับสูงขึ้นอีก

จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอใหทานประสบผลสํ าเร็จในดานธุรกิจการค าตลอดไป ขอขอบคุณที่ใหความ เชื่อถือสินคาของบริษัท

ตัวอยางจดหมายตอบปฏิเสธการขอเป ดเครดิต

ตามที่ทานได มีจดหมายลงวันที่13 ตุลาคม 2547 แจงความประสงค ขอเปดเครดิตกับบริษัทเซรามิกไทย จํากัด เพื่อสั่งสินคาไปจํ าหนายตามรายการในใบสั่งซื้อที่แนบนั้น บริษัทขอขอบคุณเปนอย างมากที่ทานใหความ เชื่อถือสินคาและบริการของบริษัทฯ

เนื่องจากภาวะเศรษฐกิจในปจจุบันมีความผันแปรอยู เสมอ วัตถุดิบในการผลิตมีราคาไมคงที่และมีแนว โนมที่จะเพิ่มสูงมาก เปนเหตุให ทางบริษัทฯ ไมอาจควบคุมต นทุนการผลิตและราคาจําหนายในระยะนี้ไดจึง เปนอุปสรรคอยางยิ่งต อการซื้อขายดวยเครดิต ขณะนี้บริษัทจึงจําเปนตองระงับการเปดเครดิตใหแกลูกคาเปน การชั่วคราว

อยางไรก็ดีบริษัทยินดีที่จะไดดําเนินธุรกิจกับรานค าที่มีความมั่นคงเช นทาน ดังนั้นในระหวางที่เรายังไม  อาจเปดเครดิตใหแกทานได บริษัทยินดีใหสวนลดเงินสดค าสินค าแก ทานจากราคาขายสงแล วอีก 5% เปนกรณี พิเศษ

143

พรอมนี้ บริษัทไดจัดส งหนังสือแสดงรายการสินค าและราคาสินค าลาสุดมาด วยแล วหวังวาจะได รับการ ยืนยันการสั่งซื้อจากทาน จึงขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้อีกครั้งหนึ่งที่ทานให ความเชื่อถือสินค าของบริษัท และ เมื่อบริษัทพรอมที่จะเป ดเครดิตให แกลูกค าไดอีกบริษัทจะแจงให ทานทราบทันที

การเขียนจดหมายเสนอขายสินคาและบริการ

จดหมายเสนอขายสินคาและบริการเป นจดหมายที่บริษัทหางรานตางๆมีไปถึงลูกคาที่ คิดวาจะสนใจสินค าหรือบริการของบริษัท โดยชี้แจงคุณภาพราคาและสิ่งจูงใจตางๆที่จะเรียก รองความสนใจให ลูกคามีความตองการสินคาและบริการนั้น และพรอมที่จะสั่งซื้อทันที การ เขียนจดหมายเสนอขายสินคาและบริการจึงควรมีลักษณะดังนี้

1.เรียกรองความสนใจจากลูกค าดวยเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่ง หรือประโยชนที่จะได รับ จากสินคานั้น โดยอางเหตุผลหรือสภาพการณ ที่ทําใหนาจะตองมีการใชสินคาหรือใชบริการของ บริษัทเชนบริษัทฯยินดีจะเรียนแนะนําเครื่องปรับอากาศ“เนชั่น” ขนาดกะทัดรัดแตใหความเย็น ที่สะใจ ทั้งประหยัดคาไฟจนคุณแปลกใจ พรอมรีโมทคอนโทรลควบคุม ”

2.ใหความกระจ างของสินคาหรือบริการที่ตองการเสนอขาย แตควรเสนอตามข อเท็จ จริงของคุณสมบัติหรือวิธีการใชของสินค านั้น ไมควรแอบอ างหรือโฆษณาชวนเชื่อจนเกินจริง โดยบอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินคาหรือบริการนั้นวามีคุณภาพ ราคาผลดีและความสะดวกสบาย อยางไร ตองพยายามเขียนให ผูอานเกิดภาพของสินคาหรือบริการนั้นขึ้นในใจและกระตุนใหเกิด ความรูสึกอยากจะซื้อสินค าหรือบริการนั้นๆ เชน“หมอหุงข าวชนิดนี้มีคุณสมบัติพิเศษใหความ รอนสูงสมํ่ าเสมอ ไมมีเขม าหรือทําใหอากาศเสีย ระบบไฟฟาปลอดภัย กินไฟนอย นอกจากใช หุงตมแล วยังใชตุนทอดยางไดอีกด วย ทั้งยังทําความสะอาดงายทนทานและรับประกันฟรี1 ป”

3.พยายามกอให เกิดความพอใจและตองการสินค าหรือบริการนั้น โดยยั่วยุใหตัดสิน ใจที่จะสั่งซื้อ โดยอาจเสนอสวนลดให เปนพิเศษ มีการลดราคา มีของแถม และอาจจะสงตัวอย าง ใหทดลองก อน นอกจากนั้นควรจะระบุสถานที่ที่ลูกคาสะดวกจะซื้อและอาจจะมีบริการเงินผ อน มีบริการถึงบาน สิ่งที่ไมควรลืมคือ การแสดงความขอบคุณที่ลูกคาให ความสนใจสินคาและ บริการของเรา เชน“เพื่อเปดโอกาสให คุณไดทดสอบคุณภาพของกระดาษถายเอกสาร บริษัทจึง ขอมอบคูปอง 1 ใบเพื่อนําไปแลกซื้อกระดาษถายเอกสาร จํานวน 1 รีมในราคาเพียง 60 บาท (ราคาปกติ105 บาท) หวังวาคุณคงไม ปลอยใหโอกาสดีเชนนี้ผานไปเปลาๆ”

4.ใหความหวังว าจะไดรับใบสั่งซื้อหรือจดหมายสั่งซื้อจากลูกคาเชน“โปรดไวใจและ ติดตอสอบถามรายละเอียดโดยตรงกับเรา เราพรอมที่จะบริการท านทุกเมื่อ”

144

ตัวอยางจดหมายเสนอขายสินค าหรือบริการ

เนื่องดวยทางบริษัท ธนะชัยกลการจํากัดและบริษัทธนะโชติกลการจํากัดซึ่งเปดดําเนิน การรับซื้อขายแลกเปลี่ยนจัดไฟแนนซไถถอนรถยนตในอัตราดอกเบี้ยตํ่าบริการดวยความสะดวกรวดเร็วได  เงินสดทันทีและสามารถนํารถยนตกลับไปใช งานได ตามเดิม

ขาวดี! สําหรับทานขณะนี้เพียงทานมาใช บริการหรือทานแนะนํ าลูกคาใหมมาใชบริการ ทางบริษัทฯก็ยินดีสมนาคุณใหทานทันทีเปนเงินจํ านวน1,000 บาท โดยทานสามารถเขียนชื่อของท านและ หมายเลขโทรศัพทหลังบัตรโฆษณาแนบมา พรอมซองจดหมายประชาสัมพันธ ฉบับนี้ใหลูกคาถือมายังบริษัทฯ หรือทานสะดวกที่จะพาลูกคามายังบริษัทฯ ดวยตัวของท านเองก็จะเปนการดียิ่ง

จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา และทางบริษัทฯหวังเปนอย างยิ่งว าจะมีโอกาสได ใหบริการ

ทานต อไป

การเขียนจดหมายสอบถาม

จดหมายสอบถามเปนจดหมายที่ติดต อระหวางลูกคากับบริษัทหางรานตางๆ ที่ตองการ จะสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับสินคาเชนชนิด คุณภาพ ราคา สวนลด วิธีการใชฯลฯ โดยอาจ จะใหบริษัทนั้นส งรายละเอียดหรือแคตตาล็อกมา เมื่อบริษัทไดรับจดหมายสอบถามแล วก็จะตอบ จดหมายทันทีที่เรียกวาจดมายตอบสอบถาม เพื่อแสดงใหเห็นว าบริษัทใหความสําคัญกับลูกคา ของตนและผูสอบถามก็เป นบุคคลหนึ่งที่สนใจสินคานั้น ดังนั้นจึงมีโอกาสที่จะจําหนายสินคาได มากกวาการโฆษณาชนิดอื่น แตบางกรณีการสอบถามอาจจะไม ไดสอบถามเกี่ยวกับรายละเอียด ของสินคาหรือบริการก็ได แตเปนการขอความรวมมือในการตอบสอบถามเรื่องที่ไมเกี่ยวกับการ ซื้อขายก็ไดเชนสอบถามขอมูลเพื่อการวิจัยหรือสอบถามการปฏิบัติงานหรือความประพฤติของผู  สมัครงานที่อางผูรับรองใหสอบถาม หรือเรื่องเครดิตของลูกคาที่มาขอเป ดบัญชีเงินเชื่อ เปนตน ซึ่งการเขียนจดหมายสอบถามมีหลักในการเขียนดังนี้

1.สวนแรกกล าวถึงวัตถุประสงคในการเขียนจดหมายและอาจเขียนถึงแหลงที่เราไดพบ ขาวสินค า เชน อาจจะจากหนังสือพิมพวิทยุและโทรทัศนแลวกล าวถึงสินคาหรือบริการที่เรา สนใจ หรือพอใจ เชน ผมไดอานโฆษณาสินคาของบริษัททานจากหนังสือพิมพบานเมืองฉบับ วันที่10 กันยายน 2547 วาบริษัทของท านรับสมัครตัวแทนจําหนายเสื้อผานักกีฬา

2.สวนที่ต องการจะถามควรจะแยกเปนเรื่อง ๆ แลวมาลํ าดับเปนขอ ๆ โดยใชคําถามที่ สั้น ชัดเจน ตรงประเด็น และไดใจความสมบูรณ เชนผมมีความสนใจเปนอย างยิ่งและตองการ จะเปนตัวแทนจํ าหนายเสื้อผานักกีฬาของบริษัททานในจังหวัดขอนแกนและจังหวัดใกลเคียง จึง

145

ใครขอให ทานกรุณาสงรายละเอียดเพิ่มเติมพรอมเงื่อนไขและหลักเกณฑตาง ๆ ไปใหแกผมตามที่ อยูขางตนจักขอบคุณยิ่ง

3. ผูเขียนควรระบุสถาที่ที่บริษัทจะส งจดหมายตอบกลับมาไดใหชัดเจนอาจจะเปนที่อยู  ที่ตอนสวนบนจดหมายหรืออาจจะเขียนให ใหมในขอความ

5. สวนท ายอาจจะมีการขอบคุณและแสดงความหวังว าจะได รับคํ าตอบจากบริษัทโดย เร็วเชนผมหวังเปนอย างยิ่งว าคงจะได รับการพิจารณาจากบริษัทท านด วยดี ขอขอบคุณลวงหน า มาณโอกาสนี้

ถาเปนจดหมายสอบถามเครดิต ขอความในตอนแรกควรแจ งใหผูรับจดหมายทราบวาลูก คาเสนอให เปนผูรับรองหรือผูคํ้าประกัน สอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับลูกคาที่ต องการทราบโดย แจงวาจะรักษาคําตอบไวเปนความลับ แลวควรลงท ายดวยการขอบคุณในการตอบจดหมาย

สวนการเขียนจดหมายตอบสอบถามก็ตองตอบใหตรงเปาหมายตามที่ผูถามเขียนถามมา เพื่อความสัมพันธอันดีระหว างบริษัทกับลูกค าซึ่งอาจจะแทรกใบปลิว โฆษณา หรือรายละเอียด อื่นๆที่จะเปนขอมูลประกอบการตัดสินใจของลูกค าและควรเขียนบอกสถานที่ที่ลูกคาอาจจะมา แวะชมหรือมาทดลองสินคาของเรา ตอนทายควรเขียนขอบคุณที่ลูกค าสนใจสินค าหรือบริการ ของเรา และแสดงความหวังวาบริษัทคงมีโอกาสให บริการลูกค าอีก

ตัวอยางจดหมายสอบถามเกี่ยวกับการซื้อขาย

ดวยรานไพวรินทร ไดทราบวาบริษัทของทานเป นผูจําหนายจานชามชุดอาหารลายสปริงหมายเลข1004 จึงมีความสนใจใครขอทราบรายละเอียดเกี่ยวกับราคาจํ าหนาย วิธีการสั่งซื้อการชําระเงินตลอดจนสวนลด กรณีสั่งซื้อเปนจํานวนหลายชุด

ทางรานหวังเปนอยางยิ่งว าจะไดรับแคตาล็อกสินคาและรายการของจานชามชุดอาหารพรอมรายละเอียด ตางๆโดยเร็วเพื่อการเลือกและสั่งซื้อตอไป ขอขอบคุณ

ตัวอยางจดหมายตอบสอบถามเกี่ยวกับการซื้อขาย

บริษัทมาดามซูเปอรจํากัดไดรับจดหมายจากท านแลวดวยความขอบคุณยิ่ง และไดแนบแคตาล็อก รายการสินคาจานชามชุดอาหารพรอมรายละเอียดเรื่องราคา วิธีการสั่งซื้อ การชําระเงินตลอดจนสวนลดมา เพื่อการพิจารณาตอไป

นอกจากนี้บริษัทยังมีตัวอยางสินค าใหลูกคาไดเลือกชมเพื่อการตัดสินใจซื้อโดยจัดแสดงที่โชวรูม ของบริษัทตั้งแตวันจันทร ถึงวันเสารเวลา08.00 - 17.30 น.

146

บริษัทหวังเปนอย างยิ่งว าเมื่อทานได ศึกษารายละเอียดจากแคตาล็อกแล วจะมีการสั่งสินคาตอไป และ หากมีสิ่งใดที่บริษัทสามารถรับใชหรือให บริการก็จะเป นที่ยินดีอย างยิ่ง

ตัวอยางจดหมายสอบถามที่ไม เกี่ยวกับการซื้อขาย

เนื่องจากบริษัททวีกิจจํากัด ตองการรวบรวมข อมูลบางประการ เพื่อประโยชนในการวิเคราะห ตลาด จึง ใครขอความรวมมือจากท านในการตอบแบบสอบถามที่ได แนบมาพร อมด วยนี้

โปรดใหรายละเอียดตามความเปนจริง เพราะขอมูลที่ได รับจากท านจะเป นประโยชน แกบริษัทอย างยิ่ง ทั้ง นี้เราจะรักษาคําตอบของทานไว เปนความลับ

หวังวาจะไดรับความร วมมือจากทานจึงขอขอบคุณเปนอย างสูงมาณโอกาสนี้

ตัวอยางจดหมายตอบสอบถามที่ไม เกี่ยวกับการซื้อขาย

รานมิ่งมิตรไดรับจดหมายขอความร วมมือตอบแบบสอบถามจากทาน และไดตอบแบบสอบถามแนบมา พรอมนี้ด วยความเต็มใจยิ่ง

หวังวาขอมูลดังกลาวจะสามารถอํ านวยประโยชนแกทานไดตามสมควร

ตัวอยางจดหมายสอบถามฐานะทางเครดิต

ดวยบริษัทเซรามิกไทย จํากัด ไดรับการติดต อจากร านเอกวุฒิ เลขที่123 ถนนกีฬากลาง อําเภอเมือง จังหวัดนครราชสีมาขอเปดเครดิตเพื่อสั่งซื้ออุปกรณ การก อสร างไปจํ าหนายและในการนี้รานเอกวุฒิได เสนอ ชื่อบริษัทของทานให เปนผูรับรองฐานะทางเครดิต

บริษัทจึงใครขอความอนุเคราะหจากท านให ขอมูลเกี่ยวกับฐานะทางการเงิน ความรับผิดชอบในการ ชําระหนี้และความสามารถในการดําเนินธุรกิจของรานเอกวุฒิ ทั้งนี้บริษัทจะรักษาขอมูลที่ได รับจากท านไว  เปนความลับ

บริษัทขอขอบคุณในความอนุเคราะหของท านมาณโอกาสนี้ดวย

ตัวอยางจดหมายตอบสอบถามฐานะเครดิต

ตามที่ทานได มีจดหมายลงวันที่15 มิถุนายน 2547 ขอทราบขอมูลเกี่ยวกับฐานะทางการเงิน ความรับผิด ชอบในการชําระหนี้และความสามารถในการดําเนินธุรกิจของรานเอกวุฒินั้น

บริษัทมิตรกิจซัพพลาย จํากัด ใครขอเรียนให ทราบวา รานเอกวุฒิ เลขที่123 ถนนกีฬากลาง อําเภอเมือง จังหวัดนครราชสีมา ซึ่งบริหารงานโดยนายพงศเทพ วิสุทธิ์เจาของและผู จัดการไดจดทะเบียนการคาเมื่อวันที่8

147

มกราคม 2540 และดําเนินธุรกิจเปนผูแทนจําหนายอุปกรณกรกอสรางเรื่อยมานับแตบัดนั้น ทั้งนี้รานเอกวุฒิ ไดเสนอขอเปดเครดิตกับบริษัทของเรา เมื่อวันที่16 พฤษภาคม 2540 มีปริมาณการสั่งซื้อเปนจํานวนมาก ทั้งยัง มีการชําระเงินตรงตามเวลาและเงื่อนไขที่ตกลงฐานะกิจการของรานเอกวุฒิมั่นคงและเป นที่เชื่อถือได

จึงเรียนมาเพื่อทราบและหวังวารายละเอียดดังกล าวจะเปนประโยชนในการพิจารณาของทานตอไป

การเขียนจดหมายสั่งซื้อ

จดหมายสั่งซื้อสินคาเปนจดหมายที่ลูกคาเขียนสั่งซื้อสินคาที่ตนตองการเมื่อเกิดความพอ ใจในสินคานั้น ซึ่งบางครั้งอาจจะเปนแบบฟอร มการสั่งซื้อที่บริษัทหางรานสงมาใหลูกคาพรอม กับจดหมายตอบสอบถาม สวนจดหมายตอบรับการสั่งซื้อก็เป นจดหมายตอบขอบคุณหรือแจงวา ไดสงสินค านั้นมาแลวใหทราบ การเขียนจดหมายสั่งซื้อนั้นควรคํานึงถึงหลักในการเขียนดังนี้

1.เขียนชื่อที่อยูของผู สั่งซื้อสินคาใหชัดเจนเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการสงสินคา และความถูกตองของสถานที่ที่สั่งซื้อ

2.ระบุชนิดของสินคาจํานวนราคาขนาดเบอรแบบสีถามีหลายอย างระบุใหชัดเจน ซึ่งอาจเขียนหรือทําเปนตารางก็ไดหรือเรียงลําดับใหงายแกการเขาใจดวยเพื่อไมใหผูอานสับสน ขึ้นอยูกับวิธีการของแต ละคนเชนสามารถระบุหัวขอดังต อไปนี้ในจดหมายสั่งซื้อ

เลขรหัสของสินคา ชื่อสินคา(ยี่หอเครื่องหมายการคาฯลฯ) จุดที่ตองการเป นพิเศษ(สีขนาดนํ้าหนักฯลฯ) ราคาตอหน วย ราคารวม

3.บอกวิธีการชําระเงินหรือถาสงเงินเปนดราฟธนาณัติก็แจงไปให ชัดเจน เชน

“พรอมกับจดหมายฉบับนี้ ผมไดสงธนาณัติจํ านวน2,300 บาท(สองพันสามรอยบาท ) มาดวยแล ว หวังวาคุณคงส งหนังสือตามรายการดังกล าวขางตนไปให ผมโดยด วน”

4.ชวงท ายควรจะจบด วยขอความที่เปนมิตรสั้นๆเกี่ยวกับการสั่งซื้อและอาจจะกลาว ถึงเรื่องกําหนดเวลาที่ตองการใหสินคาสงมาถึงหรือบอกวิธีการสงของใหชัดวาตองการสงทาง ไปรษณียรสพ. หรือ บริษัทขนสงโดยเขียนในรูปของการขอรองมิใช คําสั่ง เชน“กรุณาจัดสง หนังสือทางรสพ. ใหถึงภายในวันที่ 20 ตุลาคมนี้”

5.ใชถอยคํ าในการเขียนใหสุภาพถูกตองและชัดเจน

148

สวนการเขียนจดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค าควรจะเขียนในลักษณะที่ยืนยันเกี่ยวกับ การสั่งซื้อของลูกคารายละเอียดเกี่ยวกับสินคาที่สั่งมาและวิธีการส ง และชี้แจงสาเหตุที่ทําใหเกิด ความลาชาเรื่องสินคาเพื่อเปนการยืนยันว าบริษัทไดรับจดหมายสั่งซื้อแลวจริง และกําลังจะสงมา ใหเพื่อให ลูกคาสบายใจ บางแหงนิยมแนบสํ าเนาจดหมายสั่งซื้อมาดวย

การตอบรับการสั่งซื้อสินคาทั่ว ๆ ไป นิยมยืนยันการสั่งซื้อสินคาของลูกค า หากเปนการ ตอบรับการสั่งซื้อสินคาของลูกค ารายใหมและลูกคารายใหญ ก็ควรแสดงใหเห็นวา มีความสนใจ ลูกคาเสมอ หรือเขียนขอความในทํ านองยินดีที่จะบริการอยางดีและเปนกันเอง สวนการตอบรับ การสั่งซื้อสินคาของลูกค ารายใหญควรจะแสดงความขอบคุณที่ลูกคาซื้อสินคาของบริษัท แสดง ความยินดีที่ลูกคามีความสามารถในการจํ าหนาย

ตัวอยางจดหมายสั่งซื้อ (รายการเดียว)

ตามที่ทานไดโฆษณาเครื่องประดับเงินแท และเครื่องประดับแมกกาไซด ในหนังสือกุลสตรี เลมที่482 ปกษแรกกรกฎาคม2547 ดิฉันสนใจและตองการสั่งซื้อไปจํ าหนาย

ดิฉันไดแนบธนาณัติจํานวนเงิน3,200 บาท(สามพันสองรอยบาทถ วน) มาพรอมกับจดหมายฉบับนี้ด วย เพื่อเปนคาเครื่องประดับเงิน และแมกกาไซดทั้งหมด1 ชุดแรกตามแคตาล็อกที่แนบ

โปรดสงของไปยังที่อยูขางตนโดยทางพัสดุไปรษณียจักขอบคุณยิ่ง

ตัวอยางจดหมายตอบรับการสั่งซื้อ (ขอบคุณลูกคารายใหม )

บริษัทโทรทัศนไทย จํากัด ไดรับใบสั่งซื้อเลขที่ 118 ลงวันที่17 สิงหาคม2547 จากทานแล วดวยความ ขอบคุณยิ่งและไดจัดส งมาให โดยรถบริการของบริษัท

จากผลการตรวจสอบยอดสั่งซื้อในชวงป นี้บริษัทมีความยินดีเปนอย างยิ่งที่ยอดการสั่งซื้อจากร านของ ทานและผลการจําหนายของท านได เพิ่มขึ้นอย างน าพอใจ และยังมีความมั่นใจวาความสํ าเร็จในครั้งนี้เปนผลมา จากความสามารถในการบริหารและดําเนินกิจการของทาน

พรอมกันนี้ บริษัทไดสงแคตาล็อกรายการสินคารุนใหมลาสุดและรายการแสดงราคามาเพื่อการพิจารณา สั่งซื้อดวยหากทานสนใจรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดติดตอบริษัทโดยตรง เราพรอมที่จะจัดพนักงานของบริษัท มาพบทาน

บริษัทขอขอบคุณที่ทานได ปฏิบัติตามเงื่อนไขการซื้อขาย และใหความไว วางใจในสินค าและบริการของ เราดวยดีตลอดมาบริษัทหวังเปนอย างยิ่งว าจะได รับความร วมมือด วยดีเช นนี้ตลอดไป

149

ตัวอยางจดหมายตอบรับการสั่งซื้อ (ตอนรับลูกค ารายใหม )

ขอขอบคุณสําหรับจดหมายสั่งซื้อของทานลงวันที่ 5 กรกฎาคมนี้เรารูสึกยินดีเป นอย างยิ่งที่ได มีโอกาส รับใชทาน

บริษัทขอขอบคุณที่ทานได ใหความสนใจสั่งซื้อเครื่องประดับเงินและเครื่องประดับแมกกาไซด ของเราไป จําหนายในรานของทานเช นเดียวกันร านค าหลายแห งแทบทั่วประเทศ ซึ่งมั่นใจไดวาจะประสบผลสํ าเร็จจาก การจําหนายเช นเดียวกับร านค าทั้งหลาย เนื่องจากสินคาเครื่องประดับของเราเป นเครื่องประดับเงินแท ตาม มาตรฐานสงออกและไดรับรางวัลคุณภาพยอดเยี่ยมประจํ าป2538 ประเภทเครื่องเงิน

บริษัทขอขอบคุณอีกครั้งหนึ่งในไมตรีจิตของทาน และไดสงสินคามาให ทันทีตามความตองการของทาน แลวเรายินดีใหความรวมมือและคํ าปรึกษาในการจําหนายเสมอจึงหวังเปนอย างยิ่งวาจะไดรับใชทานอีกใน โอกาสตอไป

ตัวอยางจดหมายยอมรับการสั่งซื้อ (รายการสั่งซื้อผิดหรือไมชัดเจน )

หางหุนสวนจํากัดบรรณสารกิจไดรับจดหมายสั่งซื้อ ฉบับลงวันที่1 พฤศจิกายนศกนี้จากทานแล วขอ ขอบคุณแตมีรายการสั่งซื้อที่เราไม มั่นใจที่จะจัดส งให ไดดังนี้

รายการที่2 กรรไกรตัดกระดาษขนาด8" ตราดอกกุหลาบราคาอันละ25 บาท ทั้งนี้เนื่องจากกรรไกรตัดกระดาษตราดอกกุหลาบมีราคาจําหนายดังนี้ ขนาด6" ราคาอันละ25 บาท

และขนาด8" ราคาอันละ35 บาท หางจึงใครขอความรวมมือจากท านไดโปรดแจงขนาดของกรรไกรตัดกระดาษที่ตองการใหทราบอีกครั้ง

เพื่อที่เราจะสามารถสงสินค าให ไดอยางรวดเร็วและทันตามกํ าหนดเวลาดวยบริการที่ท านสามารถวางใจได เชน เคยขอขอบคุณมาณโอกาสนี้ดวย

การเขียนจดหมายตอวาและปรับความเขาใจ

จดหมายตอวาและปรับความเขาใจเปนจดหมายที่ลูกคาเขียนไปยังผูขายสินคาเพื่อตอวา ในเรื่องสินคาที่ส งไปชํารุด ผิดขนาด ไมครบจํ านวน หรือสงลาชา ฯลฯ และเมื่อผูขายได รับจด หมายตอวาก็จะตองรีบเขียนจดหมายปรับความเขาใจโดยชี้แจงเหตุผลหรือสาเหตุของความผิด พลาด โดยแสดงความเสียใจและยอมรับขอผิดพลาดและยินดีปฏิบัติตามเงื่อนไขด วยดีการเขียน จดหมายตอวามีหลักการเขียนดังนี้

1. ระบุความผิดพลาดใหชัดเจน โดยใชภาษาที่สุภาพ ไมกาวราวพรอมทั้งชี้แจงเหตุผล เชน“บริษัทขนสงถาวร จํากัด ไดนําชุดแกวเจียระไนครบชุดมาส งมอบให ดิฉันที่บ านเรียบร อย

แลว เมื่อดิฉันตรวจความเรียบรอยทันขณะที่เจ าหนาที่ผูนํามายังอยู แตเมื่อพิจารณาลายแก ว

150

เจียระไนแลวพบวาลายโถใส นํ้าผลไมเปนคนละลายกับลายชิ้นอื่น เพราะชุดแกวเจียระไนชิ้นอื่น เปนลายดอกคาร เนชั่น แตลายโถใส นํ้าผลไมเปนลายดอกเห็ด แสดงวาจัดชุดผิดให ”

2.ชี้แจงรายละเอียดในการแกไขข อผิดพลาดใหผูขายทราบดวยถอยคําที่สุภาพเชน “ดิฉันจึงไดจัดห อและสงคืนใหเจาหนาที่ผูนําสงแลว จึงเรียนมาใหทราบ และขอไดโปรดจัดการ สงมาให ถูกชุดโดยดวน”

3.ไมควรระบุหรือกล าวตําหนิวาเปนความผิดของใครโดยเฉพาะ แตกลาวดวยถอยคําที่ เปนขอเท็จจริง เชน“เมื่อทางบริษัทฯไดรับจดหมายแล วกรุณาแจงให ทราบดวยขอบคุณ”

การเขียนจดหมายตอวาเปนสิ่งที่คอนขางยากสําหรับผูที่ไมสามารถควบคุมอารมณได เพราะเมื่อเราไดรับสินค าแลวอาจเกิดความไมชอบใจดวยสาเหตุของความผิดพลาดตาง ๆ นานา ดังนั้นเพื่อใหเปนการรักษาไมตรีควรนึกถึงสัมพันธภาพที่ดีตอกันเปนอันดับแรก

สวนการเขียนจดหมายปรับความเขาใจควรมีวิธีการเขียนโดยระมัดระวังการใชถอยคําให สุภาพ นุมนวล พยายามชี้แจงใหลูกค าเขาใจโดยใชเหตุผลชี้แจง ในชวงแรกควรจะเริ่มต นดวย การขอบคุณลูกคาที่เขียนจดหมายมาถึงเราและชี้แจงสิ่งเหล านี้ใหทราบ ซึ่งเปนประโยชน ตอการ ปรับปรุงการดําเนินงานของบริษัทใหมีประสิทธิภาพขึ้น แลวชี้แจงสิ่งที่เกิดขึ้นโดยใช เหตุผล หาก เปนความผิดของบริษัทจริงควรจะยอมรับและหาทางแกไขพรอมทั้งรับรองวาจะไมใหเกิดเหตุ ลักษณะนี้ขึ้นอีก หากไมใชความผิดของบริษัทก็ไมควรจะตําหนิลูกคา ตองชี้แจงให ลูกคาเขาใจ ในสิ่งที่ถูกตอง กอนจบจดหมายควรขอบคุณลูกค าอีกครั้งหนึ่ง และควรแสดงความจริงใจในการ ดําเนินงานวาหากลูกคาพบขอบกพรองหรือมีขอเสนอแนะสิ่งใดตอบริษัท ทางบริษัทยินดีรับฟง และจะพยายามปรับปรุงทั้งสินคาและการดํ าเนินงานของบริษัทใหมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ตัวอยางจดหมายต อวา(สินคาชํารุด)

ดิฉันไดสั่งซื้อเตาแก ส"คามาร"รุน1804 บีเอกซจากทานตามรายการสั่งซื้อในจดหมายสั่งซื้อสินค า ลงวันที่15 สิงหาคมศกนี้และพนักงานของบริษัทไดสงของและติดตั้งให เมื่อวันที่ 20 สิงหาคมศกนี้

บัดนี้เตาแกสดังกลาวมีความผิดปกติ เพราะไมสามารถจุดไฟติดอัตโนมัติตามที่โฆษณาไว ทั้งที่เพิ่งใช งานไดเพียง2 วันเทานั้น ฉะนั้นขอใหทานกรุณามารับเตาแก สเครื่องนี้คืนบริษัท และจัดสงเตาแก สเครื่องใหม  ตามรายละเอียดรายการสั่งซื้อเดิมแทนตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไวดวย

หวังวาทานคงกรุณาดําเนินการโดยดวนจะขอบคุณยิ่ง

151

ตัวอยางจดหมายปรับความเข าใจ

บริษัทไดรับจดหมายรองเรียนเรื่องสินค าชํารุดฉบับลงวันที่22 สิงหาคมศกนี้ของทานแล วดวย ความขอบคุณและยินดีจะจัดสงเตาแก ส"คามาร"รุน1804 บีเอกซเครื่องใหมใหทานแทนเครื่องที่ชํารุดตาม เงื่อนไขที่ไดตกลงกันในปลายสัปดาห นี้

บริษัทใครถือโอกาสขออภัยที่เกิดเหตุการณ เชนนี้ขึ้น คาดวาคงมีสาเหตุมาจากการประกอบชิ้นสวน อุปกรณที่บกพรองซึ่งบริษัทจะระมัดระวังในเรื่องการควบคุมคุณภาพสินคาให มากยิ่งขึ้น เพื่อมิใหเกิดความบก พรองในลักษณะนี้อีก

จึงเรียนมาเพื่อทราบและขอขอบคุณที่ทานเป นลูกคาที่ดีของบริษัทตลอดมา

ตัวอยางจดหมายตอบปฏิเสธการร องเรียน (กรณีความผิดพลาดเรื่องการเงิน)

บริษัทดําเนินสะดวก จํากัดไดรับจดหมายของท านลงวันที่18 กรกฎาคม ศกนี้รองเรียนเกี่ยวกับ เรื่องยอดชําระคาสินคาแลวขอขอบคุณ

บริษัทใครขอเรียนยืนยันว ายอดชําระคาสินคาตามใบแจงหนี้เลขที่218/34 เปนจํานวนเงินทั้งสิ้น 14,728.00 บาท(หนึ่งหมื่นสี่พันเจ็ดรอยยี่สิบแปดบาทถ วน) นั้น ถูกตองแลวยอดชําระคาสินคาดังกลาวคิดยอด เงินรวมตามรายการในใบกํากับสินคาเลขที่178/34 ที่บริษัทสงมอบให ทานพรอมสินคาเมื่อ วันที่14 พฤศจิกายนศกนี้ดังรายละเอียดในเอกสารแนบ บริษัทมีความเขาใจว าสาเหตุของการรองเรียนในครั้งนี้ เนื่อง มาจากมีการเปลี่ยนแปลงรายการใบสั่งซื้อบางรายการภายหลังจากที่บริษัทไดรับจดหมายพร อมใบสั่งซื้อจาก ทานครั้งแรก เมื่อวันที่8 พฤศจิกายน2547 โดยบริษัทของทานได มีจดหมายลงวันที่ 10 พฤศจิกายน2547 ขอ เปลี่ยนแปลงจํานวนพัดลมดูดอากาศ จากจํานวน20 เครื่องเปนจํานวน30 เครื่อง ซึ่งทําใหยอดค าสินค าเพิ่มขึ้น จากที่ทานได ระบุไว ในใบสั่งซื้อสินค าเดิม

บริษัทหวังเปนอย างยิ่งวาเมื่อทานได ตรวจสอบหลักฐานและขอเท็จจริงตางๆ อีกครั้งและพบวายอด ชําระคาสินคาดังกลาวถูกต องแลวทานจะกรุณาชํ าระเงินเปนคาสินคาโดยเร็วตอไปขอขอบคุณมาณโอกาสนี้ และหวังวาคงมีโอกาสได รับใชทานอีก

การเขียนจดหมายทวงหนี้และเตือนหนี้

จดหมายทวงหนี้และเตือนหนี้เปนจดหมายที่ผู ขายเขียนไปถึงลูกคาเพื่อแจงหนี้ให ทราบ หากลูกคาเพิกเฉยก็อาจจะต องสงจดหมายเตือนหนี้ไปอีกครั้ง

การเขียนจดหมายทวงหนี้จึงตองระมัดระวังคําพูดไมใหเปนการดูหมิ่นเหยียดหยามลูกคา แตใหความหวังว าลูกค าจะชํ าระเงินคาสินค าเพื่อการเป นลูกค าที่ดีกันต อไป ถาสงจดหมายเตือน หนี้ไปแลว2-3 ฉบับแตยังไม ไดรับคํ าตอบอาจจะยื่นกําหนดเวลาชําระเงินใหเปนคําขาด และอาจ

152

จะตองอ างถึงการดํ าเนินการตามกฎหมายก็ไดแตจะด วยวิธีการใดก็ตามต องใช ลักษณะการเขียน ที่ถูกตองและเหมาะสมต อกาลเทศะจึงจะทํ าใหประสบความสํ าเร็จคือเรียกเก็บหนี้สินที่คางไว ได

การเขียนจดหมายทวงหนี้ในครั้งแรกควรเขียนเพียงเตือนลูกคาวาครบกําหนดชําระหนี้ แลวขอให ลูกค ารีบชํ าระเงินดวยเชน“ปรากฏตามบัญชีนั้นทานเป นลูกหนี้เราจํ านวนเงิน 30,000 บาท (สามหมื่นบาทถวน) บัดนี้ไดพนกําหนดชําระหนี้แลว ไดโปรดชํ าระใหเรียบร อยด วย ขอบคุณ”

กรณีที่เขียนจดหมายทวงหนี้ไปครั้งหนึ่งแลวยังไม ไดรับคําตอบจากลูกคาแตอยางไร อาจ มีการเขียนจดหมายติดตอเตือนหนี้เป นครั้งที่สองโดยขอใหลูกคาแจงเหตุผลอันสมควร และเขียน อยางสุภาพ นุมนวลที่สุด เชน “ผมยังไมไดรับจดหมายตอบหรือคําชี้แจงจากทานแตประการใด หากทานมีข อสงสัยหรือกําลังตรวจสอบบัญชีอยูกรุณาแจงให ทราบโดยดวนดวยเพื่อการปรึกษา หารือและแกไข”

และหากมีการเขียนจดหมายเตือนหนี้อีก ควรอางถึงความปรารถนาดีที่จะรักษาชื่อเสียง และความเชื่อถือทางการเงินที่ดีของลูกหนี้ที่อาจมีผลกระทบตอเครดิตในอนาคตได และขั้นสุด ทายอาจนํ าไปสูการดํ าเนินตามกฎหมาย เชน “เราพรอมที่จะช วยท านแก ปญหาเสมอ และไม ประสงคที่จะได ยินว าลูกค าที่เคยได รับการยกย องว ามีเครดิตดีนั้นหมดเครดิตไปเสียแล ว เราไม ประสงคที่จะกระทํ าสิ่งใดเพื่อทําลายเกียรติของลูกคาแตในขณะเดียวกันลูกค าทุกคนก็ควรเข าใจ และใหความร วมมือต อบริษัทเราบ าง”

ตัวอยางจดหมายเตือนหนี้

ตามที่ทานไดมีจดหมายมาขอเลื่อนเวลาชําระหนี้สินและไดชําระบางสวนไปแลวนั้น ทางบริษัทฯขอ ขอบคุณไวณ ที่นี้ดวย แตเนื่องจากบริษัทฯ จําเปนตองใชเงินเปนจํานวนมากเพื่อนําไปขยายกิจการและลงทุน ในดานอื่น จึงขอใหทานเห็นใจในความจํ าเปนครั้งนี้ โดยนําเงินมาชําระบริษัทฯ อยางชาภายในวันที่2 ธันวาคม2547

ทางบริษัทฯ หวังวาทานคงจะรีบจัดการเรื่องนี้โดยเร็ว กอนที่จะถึงกํ าหนดเวลาที่บริษัทฯ กําหนดไว ถาหากทานเพิกเฉยทางบริษัทฯ จําเปนตองอาศัยกฎหมาย หวังวาทานคงเห็นใจและรีบจัดการชําระหนี้โดยเร็ว ขอขอบคุณลวงหน ามาณที่นี้ดวย

153

ตัวอยางจดหมายทวงหนี้ระยะสุดท าย

อางถึงหนังสือของบริษัทสยามธุรกิจ จํากัด ลงวันที่4 สิงหาคม 2547 และ 20 สิงหาคม 2547 ให ทานนําเงินคาสินค าที่ยังค างชําระอยูไปชําระแกบริษัทฯ ใหเสร็จสิ้น นั้น

บัดนี้กาลเวลาไดลวงเลยมานานพอสมควรแล วแตบริษัทฯ ก็ยังไมไดรับชํ าระเงินคาสินค าดังกล าว หรือการติดตอจากทานแต ประการใด ฉะนั้น โดยหนังสือฉบับนี้บริษัทฯ จึงเรียนมาเปนครั้งสุดท ายเพื่อขอให ทานนําเงินคาสินคาที่ค างชําระอยูจนถึงป จจุบัน เปนเงิน 47,522 บาท (สี่หมื่นเจ็ดพันหารอยยี่สิบสองบาทถ วน) พรอมดอกเบี้ยในอัตรารอยละ 1.25 ตอเดือน นับจากวันที่ผิดนัดเปนตนมาไปชํ าระแกบริษัทฯ ใหเสร็จสิ้นภาย ในกําหนด7 วัน นับแตวันที่ท านได รับหนังสือฉบับนี้ มิฉะนั้นบริษัทฯจะดําเนินการตามกฎหมายตอไป

จึงเรียนมาเพื่อใหทานนําเงินไปชําระตามกําหนดขางตนโดยเร็ว

ตัวอยางจดหมายเตือนหนี้ที่พิมพ เปนแบบฟอร มสําเร็จรูป

เรื่อง ขอแจงกําหนดการชําระคาสินค า

 

 

 

 

 

เรียน ...................………….

 

 

 

 

 

 

 

ตามที่ทานไดสั่งซื้อสินค

าจากบริษัทสยามธุรกิจ

จํากัด ตามใบสั่งซื้อเลขที่.........

ลงวัน

ที่……….เปนจํานวนเงิน................

บาท (......……............) และบริษัทฯ ไดสงสินค าให ทานตามใบกํ ากับสินคา

เลขที่............ วันที่........................

โดยมีกําหนดชําระเงินภายใน...................

นั้น

 

บัดนี้ทานยังมิไดชําระเงินคาสินค าดังกล

าว อนึ่ง ถาทานชํ าระเงินเกินระยะเวลาที่กําหนด

บริษัทฯ จะคิดดอกเบี้ยในอัตรารอยละ

1.25 ตอเดือน

นับแตวันที่ครบกํ าหนดชําระเปนตนไปจนถึงวันที่ชําระ

เสร็จสิ้น

 

 

 

 

 

 

 

จึงเรียนมาเพื่อทราบและขอใหทานชํ าระเงินคาสินค าดังกล าวโดยเร็วด วยจักขอบคุณยิ่ง

การเขียนจดหมายไมตรีจิต

จดหมายไมตรีจิตเปนจดหมายที่ไม ไดเกี่ยวกับการซื้อขายโดยตรง แตเขียนขึ้นเพื่อ กระชับความสัมพันธระหว างบุคคล หรือหนวยงานให แนนแฟ นยิ่งขึ้น เพื่อประโยชนทางการค า ตอไปในอนาคต การเขียนจดหมายไมตรีจิตไดแกจดหมายแสดงความยินดีจดหมายแสดงความ เสียใจ จดหมายขอความรวมมือหรือความช วยเหลือ จดหมายขอบคุณ และจดหมายเชิญ

การเขียนจดหมายไมตรีจิตโดยทั่วไปตองเขียนด วยความจริงใจแสดงใหผูรับรูสึกวาตนมี ความสําคัญไมเปนการเชิญชวนใหซื้อสินคาหรือโฆษณาสิ่งใดสิ่งหนึ่งใชถอยคําใหถูกตอง เหมาะสมแสดงความเปนกันเอง หลักการเขียนจดหมายไมตรีจิตมีหลักการเขียนจดหมายแตละ ประเภทดังนี้

154

1. การเขียนจดหมายแสดงความยินดีเปนการเขียนในโอกาสที่บุคคลหรือหน วยงาน ประสบความสําเร็จในตําแหนงหน าที่ การขยายกิจการคาหรือไดรับการเชิดชูเกียรติยกย องจาก สถาบันตางๆ ขั้นตอนการเขียนจึงควรกลาววาไดทราบว าอะไร อยางไร และจะสนับสนุนถึง ความเหมาะสมในโอกาสนั้น พรอมทั้งกล าวแสดงความยินดี (สุภัทรา โกไศยกานนทม.ป.ป. : 26-27) เชน

ผมมีความยินดีเปนอยางยิ่งที่ได ทราบข าววาคุณไดเลื่อนตํ าแหนงเปนผูจัดการฝ ายขายของบริษัทฯ นับ ไดวาเปนขาวดีที่สุดในรอบปนี้สําหรับผม เพราะผมมีความเชื่อมั่นในผลการปฏิบัติงานที่ดีเดนของคุณตลอดมา จึงเปนการสมควรอยางยิ่งที่ผู ที่ทํางานดีเชนคุณจะได รับการพิจารณาสํ าหรับตําแหนงหน าที่ที่มีความรับผิดชอบ สูงขึ้น

ผมตองขอชมเชยการบริหารงานของบริษัทฯของคุณที่ไดพิจารณาการปฏิบัติงานของพนักงานด วย ความเที่ยงธรรมและถูกตองอันจะนํามาซึ่งกําลังใจแกผูปฏิบัติงานทุกคน

ผมใครขอแสดงความยินดีมาณโอกาสนี้ดวย และขออวยพรใหคุณประสบความสํ าเร็จในหนาที่การ งานตลอดไป

2. การเขียนจดหมายแสดงความเสียใจ เปนการเขียนจดหมายถึงบุคคลที่ติดต อธุรกิจ การคากันต องประสบเคราะห กรรมจากการสูญเสีย หรือเจ็บปวยเชนบริษัทประสบอัคคีภัย ญาติ พี่นองเสียชีวิต หรือรถขนสงสินค าประสบอุบัติเหตุ เปนตนการเขียนตองแสดงความเสียใจใน ขาวที่ได รับ แสดงความเห็นใจ และความปรารถนาที่จะชวยเหลือตามความสามารถ (สุภาพ รุง เจริญ 2534 : 124) เชน

ผมไดติดตามขาวการประกวดผลิตภัณฑเครื่องหนังนานาชาติที่ประเทศออสเตรเลียเมื่อเร็ว ๆนี้โดยมี รายชื่อบริษัทของคุณในฐานะตัวแทนประเทศไทยเขารวมการประกวดด วย และไดทราบผลการตัดสินว าพลาด รางวัลดวยความเสียดายอย างยิ่ง

เมื่อพิจารณาจากประเทศที่ไดรับเชิญและระดับคุณภาพสินค าแล ว ผมมีความเห็นวาสินค าที่ผลิตโดย โรงงานคุณมีคุณภาพทัดเทียมประเทศผูไดรางวัล ทั้งนี้หากไมเปนการหวังผลทางการเมืองแล วผลิตภัณฑของ บริษัทคุณก็สมควรไดรับรางวัล

จึงขอแสดงความเสียใจมา ณ โอกาสนี้และมั่นใจวาคุณจะส งผลิตภัณฑเขาแขงขันใหมในโอกาสตอ ไป หากมีสิ่งใดที่พอจะชวยเหลือได กรุณาแจงให ทราบดวยผมยินดีใหความร วมมือเสมอ

155

3. การเขียนจดหมายขอความรวมมือหรือความช วยเหลือ เปนการเขียนจดหมายเพื่อ ขอความรวมมือหรือขอความช วยเหลือจากบุคคล หรือหนวยงานเพื่อทํ ากิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง เชนขอความรวมมือในการให ขอมูล จัดนิทรรศการออกราน หรือขอเอกสารตางๆเปนตนการ เขียนจึงตองเริ่มต นดวยความจํ าเปนหรือเหตุที่ต องขอความช วยเหลือ โดยระบุรายละเอียดหรือเหตุ ผลตามความเหมาะสม และลงทายดวยการขอบคุณล วงหน า(สุภัทรา โกไศยกานนทม.ป.ป. : 33) การเขียนจดหมายสอบถามในบางกรณีก็นับเปนจดหมายประเภทสอบถามก็ได เชน

ดวยนายสุรเดช วงศพันพัว ไดสมัครเข ารับการพิจารณาบรรจุในตํ าแหนงผูชวยนักวิจัยในบริษัทมาดี จํากัดและไดใหนามของท านแก บริษัทเพื่อสอบถามรายละเอียดในการบรรจุเข าทํางาน

บริษัทฯ จึงใครขอความร วมมือในการสอบถามความคิดเห็นของท านเกี่ยวกับอุปนิสัย ความสามารถ ตลอดจนความรับผิดชอบ ทั้งนี้รายละเอียดตางๆที่ไดรับจากท าน บริษัทจะถือเปนความลับ

หวังวาคงจะไดรับความร วมมือเปนอยางดีจากทาน ขอขอบคุณมาณโอกาสนี้

4. การเขียนจดหมายขอบคุณ เปนการเขียนจดหมายขอบคุณบุคคลหรือหน วยงานที่มี สวนในการให ความช วยเหลือ หรือรวมมือในกิจการใด ๆ ทั้งที่เกี่ยวกับการซื้อขายหรือไมเกี่ยว กับการคาก็ได เชน

ตามที่ทานไดกรุณาใหความเอื้อเฟอแแกนําสินคาจากบริษัทของทานไปจําหนายในงานสินคาไทยไป ไดสวยซึ่งจัดใหมีขึ้นในวันที่ 11-12 สิงหาคม 2547 นั้น

บัดนี้งานดังกลาวไดสิ้นสุดลงเป นที่เรียบร อยแล วปรากฏวาไดรับความสํ าเร็จเกินความคาดหมาย ทั้ง นี้ดวยความอนุเคราะหจากท าน ทําใหการจัดกิจกรรมมีความหลากหลาย อันจะเปนประโยชน ในการประกอบ ธุรกิจตอไปในอนาคต

กระผมในนามของบริษัทขอขอบคุณเปนอย างยิ่งมา ณ โอกาสนี้ และหวังวาคงจะได รับความ อนุเคราะหจากท านอีกในโอกาสตอไป

4. การเขียนจดหมายเชิญ เปนการเขียนจดหมายเพื่อเชิญร วมงานในโอกาสตางๆซึ่ง อาจใชเปนจดหมายคูบัตรเชิญก็ไดถาเปนจดหมายควรเกริ่นนําถึงโอกาส วัน เวลา ของงานนั้น และใหรายละเอียดที่สํ าคัญ พรอมทั้งแจ งความประสงคขอเชิญไปรวมในงาน (สุภาพ รุงเจริญ

2534 : 131) เชน

156

ดวยบริษัทรุงกิจเจริญ จํากัด จะประกอบพิธีเปดปายโรงงานของบริษัทฯ ณ อาคารเลขที่11 ถนนกิจ เจริญ อําเภอเมืองจังหวัดขอนแกนในวันที่14 กรกฎาคม 2547 เวลา09.09 น. ในการนี้บริษัทฯไดอารธนา สมเด็จพระสังฆราชทรงเปนประธาน

บริษัทฯ จึงมีความยินดีขอเรียนเชิญทานไปเป นเกียรติและรวมรับประทานอาหารกลางวัน เนื่องในพิธี ดังกลาวตามวันเวลาขางตนดวย

การเขียนจดหมายธุรกิจประเภทตางๆใหดีและมีประสิทธิภาพ นอกจากจะตองคํ านึงถึง วัตถุประสงครูปแบบ เนื้อหา แลวการใชถอยคํ าภาษาก็เปนสิ่งสํ าคัญที่ควรพิจารณาควบคูกัน ไป เพราะจดหมายเปนหลักฐานอย างหนึ่งที่แสดงถึงการบริหาร จัดการและความสําเร็จของ องคกร