Share PDF

Search documents:
  Report this document  
    Download as PDF   
      Share on Facebook

LOGISTIC SUPPLIES AND CONTROL MANUAL

1. Management Responsibilty

1.1.Ruang Lingkup

Di dalam bab ini adalah mencakup tentang tanggung jawab manajemen dalam melaksanakan tugas sehari-hari, yang meliputi tanggung jawab:

1.1.1.Head A/C Logistic

1.1.2.Supervisor A/C Logistic

1.1.3.A/C Logistic Support Officer

1.1.4.Purchasing Manager

1.1.5.Purchasing Supervisor

1.2.Tujuan

Untuk memberikan gambaran singkat mengenai Tugas dan Tangung jawab dari masing-masing Unit struktur organisasi dan atau fungsional agar kinerja dapat efisien dan efektif.

1.3.Ketentuan Umum

1.3.1.Tugas dan tanggung jawab harus dipahami oleh para pengendali keputusan, terutama Unit di jajaran A/C Logistic.

1.3.2.Tugas dan Tanggung jawab ini wajib dilaksanakan oleh Unit A/C Logistic beserta jajarannya.

1.4.Tugas dan Tanggung jawab

1.4.1.Tugas dan tanggung jawab Head A/C Logistic.

a)Mengendalikan semua sumber daya yang ada agar mendapatkan hasil kerja yang bisa diterima oleh pelanggan secara efektif dan efisien.

b)Mengadakan pembinaan sumber daya manusia yang ada agar kinerja dapat optimal.

c)Membuat Rencana Anggaran Tahunan, termasuk membuat Perencanaan Kerja Tahunan.

d)Membuat Rencana Tahunan Pengadaan barang-barang jenis Rotable, Consumable dan Raw Material.

e)Mengevaluasi hasil kerja tahunan untuk perbaikan tahun berikutnya.

Chapter 1

March 30, 2009 Rev.0

Page 1 of 7

 

 

 

LOGISTIC SUPPLIES AND CONTROL MANUAL

1.Management Responsibilty

f)Membuat Daftar Allotment Spare untuk masing-masing store di Outstation.

g)Melakukan koordinasi dengan departemen lain yang terkait untuk kelancaran operasional perusahaan secara umum.

1.4.2.Tugas dan Tanggung jawab Supervisor A/C Logistic

a)Melaksanakan pembinaan staf dibawahnya.

b)Mengkoordinir proses penerimaan barang (incoming Part) dari vendor/supplier untuk selanjutnya melalui proses Receiving oleh Material Inspector.

c)Membuat laporan Material Service Level.

d)Membuat Rencana Tahunan Pengadaan barang-barang jenis Rotable, Consumable dan Raw Material.

e)Mengkoordinir pelayanan permintaan barang.

f)Mengkoordinir proses dokumentasi, filing dan monitoring dari suatu pekerjaan.

g)Mengkoordinir proses distribusi barang (Pengiriman barang dan pengambilan barang dari Cargo) serta menjalin kerjasama dengan pihak ketiga untuk kelancaran distribusi barang baik Domestic atau Overseas.

h)Memonitor penanganan laporan harian dari Outstation (Spare part Daily Movement Report).

i)Monitor untuk pengisian kembali Allotment Spare part di Outstation.

j)Mengkoordinir pembuatan laporan bulanan (Kondisi stok, Rekapitulasi pengiriman barang) dan Part Requisition.

k)Mengkoordinir dan memonitor pembuatan Quarantine List sampai dengan keputusan proses pengiriman barang unserviceable (Rotable) dalam rangka shop visit.

l)Mengevaluasi efisiensi dan efektifitas kerja di unit tanggung jawabnya.

m)Melakukan koordinasi dengan unit terkait agar target pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik.

Chapter 1

March 30, 2009 Rev.0

Page 2 of 7

 

 

 

LOGISTIC SUPPLIES AND CONTROL MANUAL

1.Management Responsibilty

1.4.3.Tugas dan Tanggung jawab A/C Logistic Support Officer

a)Melakukan pemeriksaan awal (sebelum proses Receiving oleh Material Inspector) terhadap Incoming part/material untuk memastikan bahwa barang tidak mengalami kerusakan selama proses pengiriman dan disertai dengan dokumen-dokumen yang cukup (Shipping Document/Delivery Doc. dan Certificates).

b)Menyiapkan Serviceable Tag (Rotable Part) sebelum barang diserahkan ke Material Inspector untuk proses Receiving Inspection.

c)Menyimpan barang serviceable di tempat yang memadai (Bonded Store) sesuai prosedur yang berlaku dan memastikan barang disertai Serviceable Tag (Rotable Part) dan Test Report (Consumable Part).

d)Menjaga dan menyimpan barang-barang Unserviceable, Condemned Unit Rejected unit, Holding Part menunggu disposisi final dan barang yang telah Expired (Shelf Life) agar tetap di ruangan/tempat terpisah dari Bonded Store dan pastikan Label/Tag menyertai barang terkait (Rotable Part).

e)Melayani permintaan barang dari unit perawatan dan mengontrol pengembalian barang Unserviceable yang diganti.

f)Menyimpan dan mengatur semua dokumentasi dan filing transaksi barang.

g)Menangani proses incoming dan returning (kedatangan dan pengembalian) serta pengiriman barang.

h)Mengawasi dan mengontrol masa berlaku Calibrated Tools, Emergency Equipment dan Shelf Life Material.

i)Membuat laporan bulanan (Kondisi stok, Quarantine List, Rekapitulasi pengiriman barang dan Rekapitulasi permintaan yang tidak terpenuhi/Nil stock).

j)Mengontrol dan membuat laporan Tools & Emergency Equipment List dan Shelf Life Control list setiap 3 bulan sekali.

k)Melakukan koordinasi dengan A/C Logistic Pusat Jakarta dan sesama karyawan/fungsional.

l)Memberikan masukan ke atasannya atau unit lain untuk optimalisasi kerja yang efisien dan efektif.

1.4.4.Tugas dan Tanggung jawab Manager Purchasing

a)Mengadakan pembinaan sumber daya manusia yang ada agar kinerja dapat optimal.

Chapter 1

March 30, 2009 Rev.0

Page 3 of 7

 

 

 

LOGISTIC SUPPLIES AND CONTROL MANUAL

1.Management Responsibilty

b)Bertanggung jawab dalam aktifitas pengadaan spare part untuk pemenuhan kebutuhan unit produksi dengan, kualitas dan kuantitas yang sesuai serta dengan biaya yang efisien.

c)Melakukan koordinasi dengan departemen Maintenance & Engineering untuk pengadaan barang agar tepat waktu pada saat dibutuhkan.

d)Melakukan koordinasi dengan Quality Assurance Manager dan Engineering Manager dalam aktifitas pembelian/pengadaan yang memerlukan rekomendasi dan masukan-masukan untuk hal-hal yang bersifat teknis.

e)Berkonsultasi dengan Quality Assurance Manager dan Engineering Manager untuk mendapatkan rekomendasi tentang penunjukkan Maintenance Contract pesawat, mesin dan komponen-komponen ke pihak ketiga sekaligus mengadakan penilaian/evaluasi terhadap Supplier/Repair Station untuk penyusunan Approved Vendor List (A.V.L.).

f)Berkoordinasi dengan departemen Finance untuk penyelesaian atau scheduling pembayaran invoice ke Vendor.

g)Melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tambahan yang diinstrusikan oleh Direktur General Affair.

1.4.5.Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Supervisor

a)Melaksanakan aktifitas pembelian/pengadaan barang mengacu pada permintaan dari A/C Logistic dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai serta biaya yang se-efisien mungkin.

b)Mengevaluasi Quotations pembelian/repair/exchange dari vendor untuk memperoleh harga yang paling ekonomis dan memenuhi standar teknis selanjutnya diajukan kepada Manager untuk proses approval

c)Mengontrol proses penyelesaian repair barang sesuai kapabilitas vendor sekaligus menindaklanjuti adanya barang-barang repair/pembelian yang dalam Warranty Claim.

d)Berkoordinasi dengan personil Quality Assurance dan Engineering dalam rangka menindaklanjuti barang-barang repair dengan status “Scrapped” atau “B.E.R.“ yang dilaporkan oleh vendor.

e)Melakukan monitoring delivery barang pembelian/repair yang telah dikeluarkan Purchase Order atau Work Order.

f)Membuat laporan Summary Purchase Order dan Work Order Status.

Chapter 1

March 30, 2009 Rev.0

Page 4 of 7