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KARDEX DE ALMACEN

Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del almacén, vale decir aplicable en control de mercaderías, de materias primas, materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de adquisición, código, precio unitario, modelo, talla, medida, característica y principalmente la cantidad de unidades valorizadas.

El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su identificación y su stock; mantener en inventario permanente; por que no decir que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de existencias.

Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales, siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.

Tomando las cuentas del inventario del P.C.G.R. ilustramos: Representado por la clase 2:

●

●

EMPRESAS COMERCIALES

20 Mercaderías

EMPRESAS INDUSTRIALES

21Productos terminados

22Subproductos, desechos y desperdicios

23Productos en proceso

24Materias primas y auxiliares

25Envases y embalajes

26Suministros diversos

28 Existencias por recibir.

Universidad los Angeles de Chimbote – Escuela de Contabilidad – Documentación Contable 1

CONTROL FISICO DE LOS INVENTARIOS

El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a las del Sistema de Kárdex Físico, lo cual permitirá:

a)Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su obesidad.

b)El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.

c)La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros.

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del año.

Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.

CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS

El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.

METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.

VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor agregado de:

·Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa.

·Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un Sistema de Código de Ubicación del Almacén.

·Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario.

·Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias.

·Contar con el Sistema de Kárdex de Almacén totalmente actualizado, respecto a:

a)Código de ubicación.

b)Código de producto.

c)Saldos correctos.

Universidad los Angeles de Chimbote – Escuela de Contabilidad – Documentación Contable 2

CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias, los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

·Ordenamiento previo del stock.

·Codificación del stock por ubicación.

·Verificación física de la ubicación del stock, de acuerdo a su codificación.

·Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico.

·Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario.

·Corte Documentario

·Ordenamiento de stock de difícil conteo.

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INCIDENCIA TRIBUTARIA

Este Control es también necesario al momento de preparar la información para el Fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario físico de existencias realizado con una metodología coherente y que tenga el sustento competente, evitará sanciones por presunción de ingresos omitidos.

A.Elaborar el Libro Kardex de Almacén (Producto Arroz Superior por Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con No. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. José Pardo 646, si presenta el siguiente movimiento económico durante el mes de enero.

03/01. Saldo inicial de apertura 50 sacos precio unitario S/. 80.00

05/01. Compra según F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un precio unitario de S/85.00

07/01. Compra según F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un precio de S/90.00 08/01. Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001- 250

el cliente cancelará a los 30 días

09/01. Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Perú SAC F/ 001- 251 para ser enviados a la ciudad de Moro

10/01. Industrias Marino SAC devuelve 20 sacos de arroz por encontrarse en en mal estado la empresa emite la nota de crédito No. 001-50 e ingresa los productos al almacén

15/01. Según Autorización interna No. 1 el gerente general ordena se le done a la Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz.

18/01. Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. Por a un precio de S/. 4,500.00 F/.001-1263

22/01. Se vende 10 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252

25/01. El gerente general decide retirar de los almacenes los 20 sacos de arroz que fueron devueltos por encontrarse en mal estado según orden No. 02 31/01. Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del Valle del Santa a un precio de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite

una liquidación de compra No. 001-2560 por los señores agricultores carecen de RUC.

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MODELO KARDEX DE ALMACÉN

PRODUCTO :

 

 

CARACTERISTICA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MARCA :

 

 

 

 

UNID. DE MEDIDA:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MODELO :

 

 

 

 

COLOR :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CODIGO

:

 

 

 

DIV. PLAN CTAS :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FECHA Doc.

DETALLE

 

ENTRADAS

 

SALIDAS

 

 

SALDOS

 

 

Cant. C. U.

P.T

Cant. C. U.

P.T

Cant.

C. U.

P.T

 

 

 

 

T O T A L E S

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Solución caso práctico

KARDEX MES DE ENERO 2010

 

PRODUCTO : ARROZ

 

 

 

 

CARACTERISTICAS :

ARROZ SUPERIOR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MARCA :

 

 

 

 

 

 

UNIDADDEMEDIDA

 

SACO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MODELO :

 

 

 

 

COLOR :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CODIGO

:

 

 

 

 

 

DIV. PLAN CTAS :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FECHA

Doc.

DETALLE

 

 

ENTRADAS

 

SALIDAS

 

 

 

SALDOS

 

 

Cant.

C. U.

P.T

Cant.

C. U.

P.T

Cant.

C. U.

P.T

 

 

 

 

03/ene

 

SALDO INICIAL

50

80,00

4000,00

 

 

 

50

 

80,00

 

4000,00

05/ene

1-2560

TANNY EIRL

50

85,00

4250,00

 

 

 

100

 

82,50

 

8250,00

07/ene

1-152

FAVISA SAC

40

90,00

3600,00

 

 

 

140

 

84,64

 

11850,00

10/ene

1-250

IND. MARINO SAC

 

 

 

60

84,64

5078,40

80

 

84,65

 

6771,60

12/ene

1-251

COMERC. PERU SAC

 

 

 

20

84,65

1693,00

60

 

84,64

 

5078,60

15/ene

1-50

IND. MARINO SAC

10

86,25

862,50

 

 

 

70

 

84,87

 

5941,10

19/ene

001

PARRQ. SAN PEDRO

 

 

 

15

84,87

1273,05

55

 

84,87

 

4668,05

23/ene

1-1263

C. UNIVERSO EIRL

50

100,00

5000,00

 

 

 

105

 

92,08

 

9668,05

25/ene

1-252

C. EL POPULAR

 

 

 

30

92,08

2762,40

75

 

92,08

 

6905,65

28/ene

002

RETIRO D MERCAD.

 

 

 

10

92,08

920,80

65

 

92,07

 

5984,85

31/ene

001-2560

AGRICULT. SANTA

100

84,00

8400,00

 

 

 

165

 

87,18

 

14384,85

T O T A L ES

300

135

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