Share PDF

Search documents:
  Report this document  
    Download as PDF   
      Share on Facebook

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 1/12

PENGENALAN

1.0TUJUAN

Panduan Pengguna PTJ eSPKB (Pusat Tanggungjawab Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik) ini merupakan versi ke-2 yang dikeluarkan selepas versi pertama bertarikh 1 Ogos 2001 termasuk pindaan-pindaan yang telah dikeluarkan selepas dari tarikh tersebut.

Panduan Pengguna PTJ eSPKB Versi Kedua ini disediakan dengan mengambilkira perubahan-perubahan terkini yang telah dilakukan terhadap eSPKB dan akan berubah dari semasa ke semasa mengikut keperluan dan selaras dengan perubahan sistem.

Panduan Pengguna ini perlulah dirujuk dalam melaksanakan kerja harian di eSPKB. Panduan ini hendaklah dibaca bersama-sama dengan prosedur/tatacara kewangan yang berkuatkuasa.

2.0LATARBELAKANG

2.1Kerajaan telah mengenalpasti tujuh aplikasi peneraju untuk dilaksanakan bagi mencapai objektif Koridor Raya Multimedia (MSC). Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG) merupakan satu daripada aplikasi-aplikasi peneraju yang telah ditetapkan. Lima projek perintis First Wave telah dikenalpasti di bawah aplikasi Kerajaan Elektronik. Projek-projek perintis yang dimaksudkan itu adalah:

a)Perkhidmatan elektronik (eKhidmat)

b)Perolehan elektronik (ePerolehan)

c)Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)

d)Sistem Pemantauan Projek (SPP)

e)Generic Office Environment (GOE)

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 2/12

Semua projek perintis berkenaan, kecuali projek GOE, memerlukan pengaliran data kewangan dengan sistem-sistem Jabatan Akauntan Negara.

2.2Sistem Perancangan & Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) telah dibangunkan untuk memenuhi keperluan kawalan kewangan serta keperluan maklumat kewangan projek-projek perintis EG terutamanya projek perintis ePerolehan. Ia membantu dalam proses kawalan belanjawan, memantau perbelanjaan PTJ dan mempercepatkan proses penyediaan dokumen kewangan. Dengan adanya pengantaramukaan eSPKB dengan GFMAS, urusan bayaran perbelanjaan dapat dipercepatkan. Pengantaramukaan antara projek perintis EG, GFMAS, Pemindahan Data Secara Elektronik (EFT) dan Sistem Makluman Bayaran (eMaklum) dengan eSPKB adalah seperti Carta A.

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 3/12

CARTA A – ALIRAN INTEGRASI E G-AG

 

 

 

 

eMaklum Web

 

 

 

Pembekal/

eP

 

e-mel

 

Penerima Bayaran

SPP

 

 

 

 

 

 

 

 

35 PEJABAT PERAKAUNAN

GFMAS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

W

 

 

XMB

 

eSPKB

 

M

S

 

e-SPKB

 

 

 

 

Gateway

 

E

A

eKhidmat

 

 

DSM

 

E

P

 

 

 

 

 

 

 

 

 

HRMIS

PTJ

PTJ

 

 

EFT

 

 

 

 

 

SISTEM

Pengguna

Pengguna eSPKB

 

 

BANK

PUNGUTAN

eTerimaan

 

 

eMaklum

LEGASI

 

 

 

 

 

 

 

e-mel / sms

 

JPJ

 

 

 

 

 

 

JPN

 

 

 

 

 

 

Imigresen

 

 

 

 

 

 

Kastam

 

 

 

 

 

 

3.0PERSEDIAAN PUSAT TANGGUNGJAWAB UNTUK PELAKSANAAN eSPKB

3.1Talian EG*Net

3.2Komputer mengikut spesifikasi yang ditetapkan

3.3Konfigurasi komputer eSPKB

3.4Kad Pintar dan Pembaca Kad Pintar

3.5Rangkaian Setempat (LAN)

3.6Memohon capaian eSPKB

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 4/12

4.0CIRI-CIRI eSPKB

4.1Penyediaan dokumen kewangan melibatkan tiga peringkat iaitu sedia, perakuan I dan perakuan II

4.2Pengemaskinian buku vot dan penyesuaian akaun secara elektronik termasuk bagi perbelanjaan pukal dan gaji

4.3Waran peruntukan, baucar bayaran, penyata pemungut, baucar jurnal, pesanan tempatan, waran perjalanan udara dan kontrak dihantar secara online ke pejabat perakaunan

4.4Hardcopy dokumen kewangan dan dokumen sokongan disimpan di PTJ. Penyemakan dan kelulusan di pejabat perakaunan dilakukan secara elektronik

4.5Pembayaran boleh dibuat melalui cek atau EFT

4.6Rekod-rekod jabatan seperti daftar bil dan buku vot akan dijana secara automatik melalui sistem

4.7Laporan-laporan harian, bulanan, jadual dan pilihan boleh dicetak mengikut keperluan dan bila-bila masa

4.8Setiap tindakan yang diambil akan direkod secara auto dalam maklumat pengesahan

4.9Membuat kawalan dokumen dengan mengambil kira prosedur kewangan yang berkuatkuasa

4.10Kedudukan baki peruntukan diketahui pada bila-bila masa

4.11Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari eSPKB atau aplikasi-aplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh pejabat perakaunan

4.12Penggunaan kad pintar dalam sistem mengetatkan lagi kawalan kewangan kerajaan

4.13Pengantaramukaan dengan aplikasi EG yang melibatkan pembayaran dan perakaunan

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 5/12

4.14Dokumen kewangan yang dijana/dicetak melalui sistem sah digunapakai dalam menggantikan dokumen manual contohnya pesanan tempatan, waran perjalanan udara, penyata pemungut, waran peruntukan, baucar jurnal, baucar bayaran dan sebagainya.

5.0MODUL - MODUL eSPKB

5.1Terdapat 11 modul di dalam eSPKB, iaitu:-

1Modul Penyelenggaraan

Modul ini mengandungi maklumat Jadual Rujukan DCS (Data Control System) dan Bukan DCS, Penyelenggaraan Pengguna, Penyelarasan Rekod dan Penyesuaian Manual.

2Modul Waran Peruntukan

Modul ini digunakan untuk menyediakan dokumen Waran Peruntukan mengikut jenis-jenis waran seperti waran asal, waran tambah, waran pindahan (viremen), waran kecil dan waran dibatalkan.

3Modul Pesanan

Modul ini digunakan untuk menyediakan tanggungan di eSPKB. Sub Modul yang terlibat di modul ini adalah Nota Minta, Pesanan Tempatan, Pesanan Tempatan Dengan Pindaan, Tanggungan Kontrak, Perubahan Kontrak, Waran Udara Pukal dan Waran Udara Bukan Pukal.

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 6/12

4Baucar Bayaran

Modul ini digunakan untuk menyediakan baucar bayaran mengikut jenis bayaran yang hendak disediakan iaitu baucar bayaran dengan pesanan tempatan, baucar bayaran kontrak, baucar bayaran waran udara bukan pukal dan baucar bayaran lain-lain seperti baucar bayaran dengan invois tanpa pesanan tempatan, tuntutan perjalanan, pendapatan bercukai, gaji selain kakitangan tetap, panjar wang runcit, apungan panjar serta baucar bayaran bagi Deraf Bank/TT dalam dan luar negeri.

5Modul Baucar Jurnal

Modul ini digunakan untuk menyediakan pelarasan di PTJ atau pelarasan antara PTJ tetapi di bawah Pejabat Perakaunan yang sama serta untuk menyediakan pelarasan bagi panjar.

6Modul Penyata Pemungut

Modul Penyata Pemungut digunakan dalam menyediakan penyata pemungut bagi mengakaunkan terimaan ke bank dan Pejabat Perakaunan. Penyata Pemungut Panjar digunakan khusus untuk akaun panjar.

7Modul ePerolehan

Modul ini digunakan untuk membuat bayaran di eSPKB bagi perolehan yang dibuat melalui ePerolehan.

8Modul Perubahan Gaji

Modul ini digunakan untuk menyedia dan menghantar maklumat perubahan gaji bagi kakitangan bergaji hari secara elektronik ke GFMAS.

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 7/12

9Modul Laporan

Terdapat 4 menu laporan iaitu laporan harian, laporan bulanan, laporan pilihan dan laporan jadual yang boleh dijana mengikut keperluan pengguna/PTJ.

10Modul Pertanyaan

Modul ini digunakan untuk mendapatkan maklumat terkini Buku Vot, Maklumat Pembayaran Kepada Commerce Dot Com, Maklumat Rujukan Dokumen dan Pertanyaan Status Pembayaran.

11Modul Penutupan Akhir Tahun

Modul ini digunakan untuk membawa tanggungan belum selesai di tahun kewangan semasa ke tahun kewangan yang baru selepas tempoh Akaun Kena Bayar (AKB).

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 8/12

5.2Hubungkait antara modul-modul eSPKB ditunjukkan di Carta B.

CARTA B – HUBUNGKAIT ANTARA MODUL eSPKB

 

Waran Peruntukan

 

 

 

Laporan

P

Perubahan Gaji

 

e

 

n

 

 

y

 

 

e

Pesanan

 

l

 

 

 

e

 

 

n

 

 

g

Daftar Bayaran

Baucar

g

a

Baucar Jurnal

Bayaran

r

 

 

 

a

 

 

a

 

Pertanyaan

n

 

Penyata Pemungut

 

 

 

Pentupan Akhir Tahun

eP

6.0SKOP PANDUAN PANDUAN PENGUNA PTJ eSPKB

Secara amnya, Panduan Pengguna PTJ eSPKB mengandungi Prosedur Kerja (PK) dan Arahan Kerja (AK) yang perlu diikuti oleh setiap peringkat pengguna di PTJ yang terlibat dalam penyediaan dokumen kewangan di eSPKB. Bagaimanapun tatacara kewangan dan perakaunan tidak disentuh secara terperinci dan PTJ perlu mengikut peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa.

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 9/12

7.0SINGKATAN

Proses Kerja (PK) dan Arahan Kerja (AK) yang terdapat dalam panduan ini akan menggunapakai singkatan seperti berikut:

AP

-

Arahan Perbendaharaan

AO

-

Pejabat Perakaunan

BB

-

Baucar Bayaran

BB eP

-

Baucar Bayaran ePerolehan

BJ

-

Baucar Jurnal

DB

-

Daftar Bayaran

DB eP

-

Daftar Bayaran ePerolehan

DCS

-

Sistem Kawalan Data (Data Control System)

eSPKB

-

Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan

 

 

Elektronik

EG

-

Kerajaan Elektronik

EGAG

-

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik

eP

-

ePerolehan

Format A

-

Laporan Penyesuaian Akaun Vot (BV500)

Format A1

-

Laporan Baucar Bayaran Yang Belum Dibayar Oleh

 

 

Pejabat Perakunan (BV501)

Format A2

-

Laporan Urusniaga Di Akaun Vot Yang Tidak

 

 

Terdapat Di Laporan Terperinci Perbelanjaan (BV502)

Format A3

-

Laporan Urusniaga Di Laporan Terperinci

 

 

Perbelanjaan Yang Tidak Terdapat Di Akaun Vot

 

 

(BV503)

GFMAS

-

Sistem Perakaunan dan Pengurusan Kewangan

 

 

Kerajaan

GITN

-

Government Integrated Telecommunication Network

 

 

Sdn. Bhd.

ID Pengguna

-

Nombor Pengenalan Pengguna (User Identification)

JANM

-

Jabatan Akauntan Nega ra Malaysia

KT

-

Kontrak

NM

-

Nota Minta

PT

-

Pesanan Tempatan

 

 

 

 

 

Disediakan Oleh:

 

 

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

 

 

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

 

 

Pengenalan

 

 

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

 

 

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

 

 

Mukasurat 10/12

PT eP

-

Pesanan Tempatan ePerolehan

PK

-

Pusat Kos

PKT

-

Perubahan Kontrak

PTJ

-

Pusat Tanggungjawab

PP

-

Penyata Pemungut

PR

-

Penyelarasan Rekod

TT

-

Telegraphic Transfer

WP

-

Waran Peruntukan

WPA

-

Waran Peruntukan Asal

WPT

-

Waran Peruntukan Tambah

WTB

-

Waran Peruntukan Ditarik Balik

WPK

-

Waran Peruntukan Kecil

WPP

-

Waran Peruntukan Pindah/Viremen

WPB

-

Waran Peruntukan Dibatalkan

WUP

-

Waran Udara Pukal

WUBP

-

Waran Udara Bukan Pukal

8.0PENGEMASKINIAN PANDUAN

8.1Panduan ini disedia dan dikemaskini oleh Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik JANM dari masa ke semasa.

Sebarang cadangan pindaan panduan boleh disalurkan ke:

Pengarah

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik Jabatan Akauntan Nega ra Malaysia

Aras 5 Blok 2G1A,

Kompleks Kewangan, Presint 2

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62594 PUTRAJAYA

8.2Panduan ini boleh diperolehi di EGAG dan skrin utama eSPKB (pautan Panduan Pengguna PTJ)

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pengenalan

Panduan Pengguna PTJ eSPKB

Keluaran 2/ Pindaan 0 / 01 DISEMBER 2009

Mukasurat 11/12

9.0BANTUAN eSPKB

Pengguna eSPKB jika menghadapi sebarang masalah atau pertanyaan

berkenaan eSPKB, bolehlah menghubungi Helpdesk

di pejabat

perakaunan masing-masing.

 

10.0TARIKH KUATKUASA

Panduan Pengguna PTJ eSPKB ini hendaklah digunapakai mulai daripada tarikh ianya dikeluarkan.

Disediakan Oleh:

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia